เบื่อไหม? กับการที่เราเสียเวลามานั่งหาเอกสารในคลังเอกสารที่มีแต่กระดาษกองโต ๆ ปัญหาเล็กน้อยที่ไม่ควรมองข้ามในองค์กรที่มีการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเยอะ จนกลายเป็นเรื่องยากต่อการจัดการ ทำให้มักพบเจอแต่ปัญหาที่ต้องคอยมานั่งแก้ให้น่าปวดหัวได้
หลายครั้งเรื่องเอกสารเป็นปัญที่ดูเหมือนจะเล็กน้อย แต่การจัดการระบบเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อง่ายต่อการหาเอกสาร หรือไฟล์ต่าง ๆ ที่สำคัญ ไม่ควรถูกละเลยมองข้ามไป การเสียเวลาหาเอกสารไม่พบหรือส่งเอกสารผิดฉบับ ไม่ควรเกิดขึ้นในทุกองค์กร เนื่องจากปัญหาเหล่านี้เป็นสิ่งที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณลดลง เพราะฉะนั้นในแต่ละธุรกิจจำเป็นต้องมีการเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย สะดวกต่อการค้นหาเมื่อต้องการใช้
ไม่ว่าคุณจะประกอบธุรกิจประเภทไหน ปัญหาเรื่องเอกสารจำนวนมากก็มักตามมากวนใจอยู่เสมอ เมื่อมีทั้งจดหมายต่าง ๆ ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ ผังองค์กร ภาพถ่าย แผนการทำงาน รวมไปถึงเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย จึงทำให้ยากต่อการจัดการให้สะดวกต่อการเรียกใช้ รักษาสภาพให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และตอนนี้มีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจที่ถูกพัฒนาโดยเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารภายในธุรกิจโดยเฉพาะ
ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์
การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลไฟล์ด้วยการสแกนเอกสารสามารถช่วยจัดการเอกสารที่มีอยู่มหาศาลในสำนักงาน เราสามารถดูและใช้เอกสารที่เป็นดิจิตอลไฟล์แทนการปริ้นหรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
ประโยชน์ของการสแกนเอกสาร
- ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี
การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย - ประหยัดเวลา
พนักงานประหยัดเวลาเป็นชั่วโมงในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น - การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง
ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้ - แบ่งปันได้ง่าย
ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก - ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย
ง่ายมากสำหรับเอกสารกระดาษที่จะหายไปหรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกเก็บในระบบที่เข้าถึงได้ง่าย ไม่มีกระดาษหลุดหายออกไปจากตู้หรือหาไม่พบ
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล แล้วมันดีอย่างไร?
สนใจบริการสแกนเอกสาร หรือบันทึกข้อมูล โทร. 02-551-2097 กด 601
ระบบจัดการเอกสารสำหรับจัดเก็บเอกสาร
ระบบจัดการเอกสารนำเสนอมิติใหม่ของการบริหารจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ ถูกพัฒนาเพื่อเป็นหนึ่งในตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้ไม่เสียเวลาในการบริหารจัดการเอกสาร ข้อมูลทุกอย่างจะถูกจัดเก็บในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ภายในขั้นตอนเดียว เพียงแค่สแกนเอกสารเข้าไปในระบบจัดการเอกสาร ถือเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การควบคุมความโปร่งใสให้กับเอกสารต่าง ๆ การทำงานภายในองค์กร ง่ายต่อการเรียกดูเอกสารในรูปแบบไฟล์ ทำให้ง่ายต่อการใช้งานระยะยาว ลดปัญหาการทำงานผิดพลาดได้ดี
เป็นโปรแกรมที่องค์กรทั้งหลาย ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับเอกสารไม่ควรมองข้าม ด้วยความสามารถและประโยชน์ในการจัดการกับปัญหาเอกสารที่ทุกองค์กรต้องเจอ และเพิ่มความคุ้มค่าด้วยการลดต้นทุนค่ากระดาษ รวมไปถึงการลดต้นทุนของพื้นที่การจัดเก็บเอกสารกระดาษในองค์กรของคุณ
คุณสมบัติของระบบจัดการเอกสาร ที่ทุกองค์กรควรรู้
- ความสามารถในการค้นหาเอกสาร
หลังจากแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล คุณสามารถระบุตำแหน่งการจัดเก็บเอกสารได้ในพื้นที่จัดเก็บภายในระบบจัดการเอกสาร มีระบบการคัดแยกประเภทต่าง ๆ ของเอกสารแบบง่าย ทำให้สามารถวางใจความสะดวกในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ได้รวดเร็วฉับไว ด้วยเครื่องมือค้นหา ที่ช่วยลดระยะเวลาการค้นหาเอกสาร
- ข้อมูลที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่หายไปจากคลังเอกสาร
เนื่องจากระบบทำการจัดเก็บเอกสารย้อนหลังได้ และสามารถสำรองสำเนาของเอกสารสำคัญต่าง ๆ ได้ เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารเหล่านั้นได้ โดยไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเสริมจากภายนอกเลย และสามารถกู้คืนเอกสารที่เสียหาย หรือสูญหายได้ตลอดเวลา
- สร้างความมั่นคงปลอดภัยให้แก่เอกสารภายในองค์กร
มุ่งเน้นทั้งการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร และป้องกันข้อมูลหลังการทิ้งเอกสารที่สำคัญ พร้อมด้วยการเก็บเอกสารผ่านระบบดิจิตอล ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยในการป้องกันข้อมูลของบริษัทรั่วไหลได้ดี เนื่องจากเอกสารถูกทำลายผ่านระบบ ทำให้ไม่มีลายลักษณ์อักษรที่เป็นความลับ ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลของบริษัท
- สามารถกำหนดเวลาจัดเก็บเอกสารเก่าได้
ช่วยให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือ มีการเลือกเก็บเข้าคลังการใช้งานเมื่อเอกสารมีแนวโน้มที่จะถูกใช้งานอีกในอนาคต หรือเลือกกำจัดเอกสารเมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน ถือเป็นการจัดการคลังเอกสารที่ดี สามารถจัดการพื้นที่จัดเก็บได้ ให้เอกสารของคุณสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ
- ระบบหมุนเวียนเอกสารให้เหมาะสมแต่ละกระบวนทางธุรกิจ
คุณสามารถกำหนดเส้นทางหมุนเวียนของแต่ละเอกสารได้ด้วยระบบจัดการเอกสาร ตั้งแต่จากแผนกหนึ่งไปยังแผนกหนึ่ง เช่น เอกสารที่ต้องรอตรวจทาน รอลงความเห็น หรือรอการอนุมัติ นอกจากนี้ระบบจะแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ผู้รับผิดชอบทราบว่ามีเอกสารรอดเนินการอีกด้วย รวมไปถึงอำนวยความสะดวกในการกำหนดส่งเอกสาร ทำให้กระบวนการการทำงานของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
สรุป
การจัดการเอกสารพอฟังดูแล้วดูเหมือนยุ่งยาก แต่ที่จริงแล้วก็คือการจัดระเบียบเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้นั้นเอง หมดปัญหาปัญหาการจัดการเอกสารที่ทุกองค์กรเจอ จากประโยชน์ที่กล่าวมาของระบบจัดการเอกสาร ช่วยเสริมศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจให้กับคุณ ในรูปแบบการจัดการเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้การสืบค้นและติดตามผลการดำเนินการของเอกสาร ได้อย่าละเอียดทุกขั้นตอน
เพียงคุณใช้ระบบจัดการเอกสารก็สามารถตรวจสอบผลการดำเนินการของคุณได้ทุกที่ ทุกเวลา ป้องกันการเข้าถึง และความปลอดภัยต่อเอกสารขององค์กร จัดแบ่งข้อมูลที่สำคัญให้แสดงผลที่ต่างกัน ผ่านการควบคุมวงจรเอกสารของระบบจัดการเอกสารแบบเป็นกลางในระบบเดียว
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593