สแกนและเซ็นเอกสารบนไอโฟน สะดวกไม่ต้องโหลดแอพฯ

วิธีสแกนและเซ็นเอกสารบนไอโฟน หรือไอแพด ด้วยแอพโน้ต คุณเคยใช้แอปโน้ตมั้ย คุณสามารถใช้แอปโน้ตในการสแกนเอกสาร และเพิ่มเซ็นเอกสารด้วยลายมือตนเองบน iPhone, iPad และ iPod touch ได้ด้วย ซึ่งเป็นการเซ็นเอกสาร แทนการเซ็นด้วยปากกาลงกระดาษจริง ลองดูวิธีการกัน

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดการเอกสาร
โทร.02-551-2097 ต่อ 463 หรือ 062-695-1553

วิธีการสแกนเอกสารในแอพโน้ต (Note)

สำหรับวิธีการนี้ไม่ต้องโหลดแอปพลิเคชั่นเพิ่มเติม สามารถทำได้จากแอปโน้ตได้เลย ช่วยให้การสแกนและเซ็นเอกสารทำได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

1. เริ่มจากเปิดแอพโน้ตใน iPhone ซึ่งมีอยู่ใน iPhone ทุกเครื่องอยู่แล้ว ซึ่งแอพโน้ตมีมาให้ในเครื่องอยู่แล้ว ไม่ต้องดาวน์โหลด สามารถหาได้จากหน้าจอโฮมได้เลยค่ะ

2. เมื่อเข้ามาแอพโน้ตแล้ว แตะไอคอนเขียนโน้ตมุมล่างขวา ที่เป็นรูปปากกา
3. แตะเลือกไอคอนคลิปหนีบกระดาษ
4. เลือกเมนู สแกนเอกสาร
5. จากนั้นทำการสแกนเอกสาร ที่หน้ากระดาษของคุณ iPhone จะถ่ายภาพกระดาษแล้วแปลงเป็นไฟล์ภาพโดยอัตโนมัติ (หากไม่พอดีสามารถกด Shutter ถ่ายรูปแล้วลากมุมต่าง ๆ เพื่อปรับภาพสแกนให้พอดี จากนั้นแตะเก็บภาพสแกน ) ก็จะได้ภาพดังรูป แตะเสร็จสิ้น เพื่อบันทึกเอกสาร ลงบน iPhone ของคุณ

6. เมื่อกด บันทึก เอกสารที่สแกนจะถูกจัดเก็บไว้ในหน้าโน้ต ตามรูปค่ะ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

สนใจ Workflow ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คลิกที่นี้ หรือโทร. 02-551-2097 ต่อ 463

วิธีการเซ็นเอกสารในแอพโน้ต (Note)

1. เปิดแอพโน้ต จากนั้นแตะเอกสารในโน้ต
2. แตะปุ่มแชร์    จากนั้นแตะทำเครื่องหมาย  
3. แตะปุ่มเพิ่ม    แล้วแตะลายเซ็น    และเพิ่มลายเซ็นที่บันทึกไว้หรือสร้างลายเซ็นใหม่ จากนั้นคุณสามารถปรับขนาดกล่องลายเซ็นและวางกล่องลายเซ็นได้ทุกที่ที่คุณต้องการบนเอกสาร

4. จากนั้นกดเสร็จสิ้น เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดงตามรูปค่ะ

หากต้องการเซ็นเอกสารด้วยตนเอง ให้ทำตามขั้นตอนที่ 1-2 จากนั้นเลือกเครื่องมือที่จะใช้ และเซ็นด้วยนิ้วของคุณ

เอกสารประเภทใดเหมาะกับการสแกนผ่าน iPhone?

การสแกนเอกสารบน iPhone เหมาะสำหรับงานที่มีเอกสารจำนวนไม่มากและต้องการความรวดเร็ว เช่น

• ใบเสร็จรับเงินและหลักฐานการชำระเงิน
• แบบฟอร์มที่ต้องกรอกและส่งกลับ
• หนังสือรับรองหรือเอกสารประกอบการสมัครงาน
• สัญญาหรือเอกสารที่ต้องลงลายเซ็น
• เอกสารประกอบการประชุม
• บันทึกข้อความและเอกสารภายใน
• เอกสารที่ต้องส่งให้ลูกค้าหรือผู้ร่วมงานอย่างเร่งด่วน

อย่างไรก็ตาม หากต้องสแกนเอกสารจำนวนมาก เอกสารหลายขนาด เอกสารเก่า หนังสือ หรือเอกสารที่ต้องการความละเอียดและความถูกต้องสูง การใช้เครื่องสแกนเฉพาะทางหรือบริการสแกนเอกสารจะเหมาะสมกว่า

ข้อควรระวังก่อนเซ็นและส่งเอกสารออนไลน์

ก่อนเพิ่มลายเซ็นลงในเอกสาร ควรอ่านรายละเอียดและตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วน ไม่ควรเซ็นเอกสารที่ยังกรอกข้อมูลไม่สมบูรณ์หรือมีพื้นที่ว่างที่สามารถเพิ่มเติมข้อความภายหลังได้

สำหรับเอกสารสำคัญ ควรตรวจสอบชื่อผู้รับ ช่องทางการส่ง และไฟล์แนบก่อนส่งทุกครั้ง รวมถึงหลีกเลี่ยงการส่งเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลผ่านช่องทางสาธารณะหรืออุปกรณ์ที่บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงได้

เมื่อจัดเก็บเอกสารในโทรศัพท์ ควรเปิดใช้งานรหัสผ่าน Face ID หรือ Touch ID และแยกเอกสารสำคัญไว้ในโฟลเดอร์ที่จัดการได้ง่าย เพื่อลดความเสี่ยงจากการเปิดดู ลบ หรือส่งไฟล์ผิดรายการ

การสแกนด้วยมือถือเหมาะกับงานเร่งด่วน แต่ไม่ใช่ทุกกรณี

การสแกนเอกสารบน iPhone ช่วยลดขั้นตอนการค้นหาเครื่องสแกนและสามารถส่งไฟล์ได้ทันที เหมาะกับบุคคลทั่วไป พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ หรือองค์กรที่ต้องรับเอกสารจากหลายพื้นที่

แต่สำหรับองค์กรที่มีเอกสารสะสมจำนวนมาก การเก็บไฟล์ไว้ในโทรศัพท์หรือแยกไว้ตามแอปต่าง ๆ อาจทำให้ค้นหาเอกสารยาก เกิดไฟล์ซ้ำ และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้ไม่ครบถ้วน องค์กรจึงควรนำเอกสารเข้าสู่ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์หรือโปรแกรมจัดการเอกสารส่วนกลาง

ระบบจัดการเอกสารที่เหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถจัดหมวดหมู่เอกสาร กำหนดชื่อไฟล์ ค้นหาข้อมูล ควบคุมสิทธิ์ ติดตามประวัติการใช้งาน และส่งเอกสารเข้าสู่กระบวนการอนุมัติได้อย่างเป็นระบบ

จากเอกสารกระดาษสู่ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัล

หากองค์กรของคุณมีเอกสารกระดาษจำนวนมาก การสแกนด้วยโทรศัพท์ทีละหน้าอาจใช้เวลานานและควบคุมคุณภาพของไฟล์ได้ยาก บริการสแกนเอกสารแบบมืออาชีพจึงเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลอย่างเป็นระบบ

SBUYSCAN ให้บริการสแกนเอกสารและบันทึกข้อมูลสำหรับองค์กร รองรับการจัดเตรียมเอกสาร สแกนไฟล์ ตรวจสอบความถูกต้อง ตั้งชื่อไฟล์ จัดหมวดหมู่ และส่งมอบข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการ ช่วยลดภาระงานของพนักงานและทำให้องค์กรค้นหาเอกสารได้สะดวกยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังสามารถนำไฟล์เข้าสู่ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ เพื่อให้ผู้ใช้งานค้นหา แชร์ และบริหารจัดการเอกสารจากส่วนกลางได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสแกนด้วย iPhone ใช้แทนเครื่องสแกนได้หรือไม่?

สามารถใช้แทนได้ในกรณีที่มีเอกสารจำนวนไม่มากและไม่ต้องการข้อกำหนดด้านความละเอียดเป็นพิเศษ แต่หากเป็นเอกสารจำนวนมาก เอกสารสำคัญ หรือโครงการแปลงเอกสารขององค์กร ควรใช้เครื่องสแกนเฉพาะทางหรือบริการสแกนเอกสารเพื่อควบคุมคุณภาพและความครบถ้วนของข้อมูล

สรุป

การสแกนและเซ็นเอกสารบน iPhone เป็นวิธีที่สะดวกสำหรับผู้ที่ต้องการเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF และส่งต่อเอกสารอย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปเพิ่มเติม ผู้ใช้งานสามารถสแกนเอกสารหลายหน้า ปรับขอบ เลือกฟิลเตอร์ เพิ่มลายเซ็น และแชร์ไฟล์ได้จากอุปกรณ์เครื่องเดียว

สำหรับเอกสารจำนวนน้อยหรือการใช้งานเร่งด่วน วิธีนี้ถือว่าเพียงพอและช่วยประหยัดเวลาได้มาก แต่หากองค์กรมีเอกสารจำนวนมากและต้องการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ควรใช้บริการสแกนเอกสารร่วมกับระบบจัดการเอกสารออนไลน์ เพื่อให้สามารถค้นหา ควบคุม และนำเอกสารกลับมาใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 ต่อ 463 หรือ 062-695-1553