สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
5 องค์ประกอบการจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ
- เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร จะทำหน้าที่ดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา ซึ่งหน้าที่โดยตรงของเจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร คือ มีหน้าที่เก็บรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ และเป็นระบบ
- เอกสารที่อาจะอยู่ในรูปแบบของภาพ ฟิล์มข้อความ แผ่นพับภาพโฆษณา จดหมาย ซึ่งเอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไป
- ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร คือ ระบบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสาร ให้เอกสารอยู่ในรูปแบบ หรือสภาพที่พร้อมใช้งาน ซึ่งในแต่ละองค์กรก็อาจจะมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกันออกไป โดยขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจนั้น ๆ เช่นการใช้ e-Document เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้ทันสมัยขึ้น แต่ไม่ว่าจะมีระบบการจัดเก็บวิธีใดก็ตาม จุดประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดการเอกสารให้เป็นระบบ ครบถ้วน เอกสารไม่เกิดการชำรุดหรือเสียหาย และสามารถค้นหาได้ทันทีเมื่อต้องการเรียกใช้
- อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารจำเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ามาช่วย เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบ อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร เป็นต้น
- สถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือ แหล่งจัดเก็บเอกสาร องค์กรควรมีการจัดสถานที่ในการเก็บเอกสารอย่างเป็นสัดส่วน และเพียงพอ ห้องจัดเก็บเอกสารควรเป็นห้องที่โปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไม่ร้อนอบอ้าวจนเกินไป ไม่ควรอยู่ในที่ที่มีคนพลุกพล่าน และควรต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำห้องเอกสารด้วย
วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ
วัตุประสงค์ของการจัดเก็บเอกสารนั้น ก็เพื่อต้องการแหล่งจัดเก็บเอกสารที่เปรียบเสมือนศูนย์กลางของดาต้าของธุรกิจ และเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ของธุรกิจไว้ทั้งหมด การที่องค์กรจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ เหล่านี้ให้เป็นระบบ ก็เพื่อจุดประสงค์ดังต่อไปนี้
- เพื่อความสะดวกให้การค้นหา เพื่อเรียกใช้งานเอกสาร
- เพื่อให้เอกสารถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกจัดเก็บในระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยอย่างดีเยี่ยม
- เพื่อจัดเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต
นโยบายการจัดเก็บเอกสารที่ดี
การจัดเก็บเอกสารที่ดี ควรมีการกำหนดนโยบาย และมาตรฐานมีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานการจัดการเอกสาร และประกาศให้ใช้กันในองค์การให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน องค์กรควรออกแบบดำเนินการ และบริหารจัดการเอกสารโดยเฉพาะ และรวมถึงการจัดการเอกสารไว้ในระบบของกระบวนการ ดำเนินภารกิจหลักขององค์กร มีการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมทำให้การบริหารจัดการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง มั่นคง และถูกต้องตามกฏหมายรวมถึงระเบียบที่เกี่ยวข้องด้วย
นอกจากนี้ยังให้ความคุ้มครององค์กรในกรณีที่มีการฟ้องร้อง รวมถึงการจัดการความเสี่ยง ที่เกี่ยวกับการขาดหลักฐานการดำเนินการขององค์กร การจัดการเอกสารยังช่วยปกป้องผลประโยชน์ และคุมครองสิทธิ์ของบุคคลากรที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งในปัจจุบัน และอนาคต นอกจากนี้การจัดการเอกสารที่ดีจะทำให้เอกสารที่มีคุณค่า ต่อเนื่องได้รับการดูแลรักษาเสมือนเป็นหลักฐานการดำเนินงานเป็นบันทึกความทรงจำเป็นเอกลักษณ์ และวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเปรียบเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ หรือค้นคว้าในอนาคต ดังนั้นองค์กรต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย ซึ่งสะดวกต่อการค้นหาในเวลาที่ต้องการใช้งาน และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ
ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้นก่อนจะทำการจัดเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า โดยคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สถานที่จัดเก็บเอกสาร หรืออุปกรณ์สำหรับเก็บเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บเอกสารในขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้น
Sbuyscan ได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหาด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และให้ความสำคัญกับงานด้านเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้รับการยอมรับจากองค์กรขนาดใหญ่ ขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดเล็กมากมาย เรายินดีให้คำปรึกษา และคำแนะนำปัญหาด้านงานเอกสารให้กับองค์กรของคุณ โทร. 02-551-2097 ต่อ 601