วิธีจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ

ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร หลาย ๆ คนคงรู้ว่าองค์กรแต่ละองค์กรนั้นมีเอกสารมากมายแค่ไหน และการจัดการเอกสารมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก ทำให้เกิดการควบคุมเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการบริหาร และการดำเนินกิจกรรมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และประหยัดงบประมาณ รวมไปถึงบุคคลากรขององค์กรที่มีความรู้ด้านการจัดการเอกสารอย่างถูกต้อง องค์กรที่มีการจัดการเอกสารอย่างถูกต้องจะทำให้เอกสารที่อยู่ในกระแสงานขององค์กรได้รับการดูแลรักษาเป็นอย่างดี อีกทั้งยังเป็นหลักประกันว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการคุ้มครอง และถูกเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดี สามารถนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ผู้สร้าง หรือผู้รับเอกสารกึ่งกระแสการใช้งาน หรือเอกสารที่ใช้งานน้อยลง มีการนำมาจัดเก็บไว้ที่ระบบจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย และประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสารที่ไม่มีประโยชน์ มีการกำหนดเวลาการจัดเก็บก่อนการทำลายที่เหมาะสม

การที่องค์กรจะเก็บเอกสารให้ได้ผลดีนั้นจะต้องมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้

1. เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร จะทำหน้าที่ดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา ซึ่งหน้าที่โดยตรงของเจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร คือ มีหน้าที่เก็บรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ และเป็นระบบ
2. เอกสารที่อาจะอยู่ในรูปแบบของภาพ ฟิล์มข้อความ แผ่นพับภาพโฆษณา จดหมาย ซึ่งเอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไป
3. ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร คือ ระบบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสาร ให้เอกสารอยู่ในรูปแบบ หรือสภาพที่พร้อมใช้งาน ซึ่งในแต่ละองค์กรก็อาจจะมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกันออกไป โดยขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจนั้น ๆ เช่นการใช้ e-Document เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้ทันสมัยขึ้น แต่ไม่ว่าจะมีระบบการจัดเก็บวิธีใดก็ตาม จุดประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดการเอกสารให้เป็นระบบ ครบถ้วน เอกสารไม่เกิดการชำรุดหรือเสียหาย และสามารถค้นหาได้ทันทีเมื่อต้องการเรียกใช้
4. อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารจำเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ามาช่วย เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบ อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร เป็นต้น
5. สถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือ แหล่งจัดเก็บเอกสาร องค์กรควรมีการจัดสถานที่ในการเก็บเอกสารอย่างเป็นสัดส่วน และเพียงพอ ห้องจัดเก็บเอกสารควรเป็นห้องที่โปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไม่ร้อนอบอ้าวจนเกินไป ไม่ควรอยู่ในที่ที่มีคนพลุกพล่าน และควรต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำห้องเอกสารด้วย

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593