Home » บทความ » วิธีจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ

วิธีจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ

การจัดเก็บเอกสารที่ดีนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร หลาย ๆ คนคงรู้ว่าองค์กรแต่ละองค์กรนั้นมีเอกสารมากมายแค่ไหน และการจัดการเอกสารมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก ทำให้เกิดการควบคุมเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการบริหาร และการดำเนินกิจกรรมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และประหยัดงบประมาณ รวมไปถึงบุคคลากรขององค์กรที่มีความรู้ด้านการจัดการเอกสารอย่างถูกต้อง

องค์กรที่มีการจัดการเอกสารอย่างถูกต้องจะทำให้เอกสารที่อยู่ในกระแสงานขององค์กรได้รับการดูแลรักษาเป็นอย่างดี อีกทั้งยังเป็นหลักประกันว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการคุ้มครอง และถูกเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดี สามารถนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กร

ผู้สร้าง หรือผู้รับเอกสารกึ่งกระแสการใช้งาน หรือเอกสารที่ใช้งานน้อยลง มีการนำมาจัดเก็บไว้ที่ระบบจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย และประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสารที่ไม่มีประโยชน์ มีการกำหนดเวลาการจัดเก็บก่อนการทำลายที่เหมาะสม

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

5 องค์ประกอบการจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ

การที่องค์กรจะเก็บเอกสารให้ได้ผลดีนั้นจะต้องมีองค์ประกอบสำคัญดังนี้

  1. เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร จะทำหน้าที่ดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา ซึ่งหน้าที่โดยตรงของเจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร คือ มีหน้าที่เก็บรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ และเป็นระบบ
  2. เอกสารที่อาจะอยู่ในรูปแบบของภาพ ฟิล์มข้อความ แผ่นพับภาพโฆษณา จดหมาย ซึ่งเอกสารเหล่านี้ต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไป
  3. ระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสาร คือ ระบบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสาร ให้เอกสารอยู่ในรูปแบบ หรือสภาพที่พร้อมใช้งาน ซึ่งในแต่ละองค์กรก็อาจจะมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่แตกต่างกันออกไป โดยขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจนั้น ๆ เช่นการใช้ e-Document เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้ทันสมัยขึ้น แต่ไม่ว่าจะมีระบบการจัดเก็บวิธีใดก็ตาม จุดประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดการเอกสารให้เป็นระบบ ครบถ้วน เอกสารไม่เกิดการชำรุดหรือเสียหาย และสามารถค้นหาได้ทันทีเมื่อต้องการเรียกใช้
  4. อุปกรณ์ในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารจำเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ามาช่วย เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และเพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบ อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร เป็นต้น
  5. สถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร คือ แหล่งจัดเก็บเอกสาร องค์กรควรมีการจัดสถานที่ในการเก็บเอกสารอย่างเป็นสัดส่วน และเพียงพอ ห้องจัดเก็บเอกสารควรเป็นห้องที่โปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไม่ร้อนอบอ้าวจนเกินไป ไม่ควรอยู่ในที่ที่มีคนพลุกพล่าน และควรต้องมีเจ้าหน้าที่ประจำห้องเอกสารด้วย

วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ

วัตุประสงค์ของการจัดเก็บเอกสารนั้น ก็เพื่อต้องการแหล่งจัดเก็บเอกสารที่เปรียบเสมือนศูนย์กลางของดาต้าของธุรกิจ และเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ของธุรกิจไว้ทั้งหมด การที่องค์กรจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ เหล่านี้ให้เป็นระบบ ก็เพื่อจุดประสงค์ดังต่อไปนี้

  1. เพื่อความสะดวกให้การค้นหา เพื่อเรียกใช้งานเอกสาร
  2. เพื่อให้เอกสารถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นความลับจะถูกจัดเก็บในระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยอย่างดีเยี่ยม
  3. เพื่อจัดเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงในอนาคต

นโยบายการจัดเก็บเอกสารที่ดี

การจัดเก็บเอกสารที่ดี ควรมีการกำหนดนโยบาย และมาตรฐานมีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ จัดทำคู่มือการปฏิบัติงานการจัดการเอกสาร และประกาศให้ใช้กันในองค์การให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน องค์กรควรออกแบบดำเนินการ และบริหารจัดการเอกสารโดยเฉพาะ และรวมถึงการจัดการเอกสารไว้ในระบบของกระบวนการ ดำเนินภารกิจหลักขององค์กร มีการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้การดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมทำให้การบริหารจัดการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง มั่นคง และถูกต้องตามกฏหมายรวมถึงระเบียบที่เกี่ยวข้องด้วย

นอกจากนี้ยังให้ความคุ้มครององค์กรในกรณีที่มีการฟ้องร้อง รวมถึงการจัดการความเสี่ยง ที่เกี่ยวกับการขาดหลักฐานการดำเนินการขององค์กร การจัดการเอกสารยังช่วยปกป้องผลประโยชน์ และคุมครองสิทธิ์ของบุคคลากรที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งในปัจจุบัน และอนาคต นอกจากนี้การจัดการเอกสารที่ดีจะทำให้เอกสารที่มีคุณค่า ต่อเนื่องได้รับการดูแลรักษาเสมือนเป็นหลักฐานการดำเนินงานเป็นบันทึกความทรงจำเป็นเอกลักษณ์ และวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

เมื่อองค์กรให้ความสำคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเปรียบเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ หรือค้นคว้าในอนาคต ดังนั้นองค์กรต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย ซึ่งสะดวกต่อการค้นหาในเวลาที่ต้องการใช้งาน และมีวิธีการเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจ

ซึ่งผู้มีหน้าที่ในการเก็บเอกสารจำเป็นต้องมีความรู้ด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้นก่อนจะทำการจัดเก็บเอกสารจะต้องมีการวางแผนไว้ล่วงหน้า โดยคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สถานที่จัดเก็บเอกสาร หรืออุปกรณ์สำหรับเก็บเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บเอกสารในขั้นตอนการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร เป็นต้น

Sbuyscan ได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหาด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และให้ความสำคัญกับงานด้านเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้รับการยอมรับจากองค์กรขนาดใหญ่ ขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดเล็กมากมาย เรายินดีให้คำปรึกษา และคำแนะนำปัญหาด้านงานเอกสารให้กับองค์กรของคุณ โทร. 02-551-2097 ต่อ 601