สแกนเอกสารกระดาษ ไปเป็นไฟล์ดิจิตอล ช่วยจัดการเอกสารในองค์กร

1. ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสารในองค์กร และสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำงานที่ดี

          การจัดเก็บเอกสารรูปแบบเดิมที่เป็นกระดาษจำเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสาร มีพื้นที่ในการวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจะช่วยให้องค์กรลดพื้นที่ในการจัดวางตู้เก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงาน เพราะการทำงานที่แวดล้อมไปด้วยตู้จัดเก็บเอกสารกับกองเอกสารกองโต ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกล้อมรอบไปด้วยกองกระดาษ แถมอาจจะยังมีฝุ่นที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

2. ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารเพื่อใช้งาน

          หากเอกสารนั้นจำเป็นต้องใช้วันนี้ เวลานี้ แล้วจะทำยังไงดีหากว่าต้องค้นหาเอกสารนั้นในที่ที่เต็มไปด้วยกองเอกสาร ไหนจะฝุ่น แล้วจะจะทันใช้งานหรือไม่ คำถามนี้คงจะวนอยู่ในหัวพนักงาน แต่ปัญหานี้จะหมดไป ถ้าองค์กรจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอล พนักงานจะประหยัดเวลาลงไปอย่างมาก จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ แต่หากเป็นไฟล์ติจิตอลสามารถค้นหาเอกสารที่เจอภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้องค์กรมีกำไรเพิ่มขึ้น

3. การจัดเก็บเอกสาร จะอัพเดตจากส่วนกลาง

          ไฟล์ดิจิตอลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว ที่ทุกคนเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนจะรู้ว่าจะสามารถหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

4. การแชร์เอกสาร และแบ่งปันนั้นทำได้ง่าย

          ไฟล์ดิจิตอลจะช่วยให้พนักงานแบ่งปันข้อมูล และบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสาร และแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

5. ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

          สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษมันเป็นเรื่องง่ายมากที่จะหายไป หรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารและจัดเก็บอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอลทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกจัดเก็บในระบบจัดเก็บเอกสารที่เข้าถึงง่าย หาเมื่อไหร่ก็เจอ

6. ประหยัดงบประมาณในองค์กร

          มีการประเมินว่าบริษัทในสหรัฐอเมริกาเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 8 พันล้านเหรียญต่อปีในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ พนักงานในองค์กรทั้วไปในสหรัฐอเมริกาใช้กระดาษ 10,000 ต่อปี แต่หากเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาเป็นไฟล์ดิจิตอลจะทำให้องค์ของคุณสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการพิมพ์ การจัดเก็บเอกสารลงไปได้มาก

7. มั่นใจได้เลยว่าข้อมูลของคุณนั้นจะปลอดภัย

          เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษนั้นจะมีความเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สูญหาย และภัยพิบัติ แต่เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลข้อมูลจะได้รับการป้องกันที่ดีกว่า จากภัยคุกคามเหล่านี้ และสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลด้วยการจำกัดสิทธิและป้องกันด้วยรหัสผ่าน

          การสแกนเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิตอลทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับ อย่างเช่น เอกสารทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า หรือเอกสารที่เป็นความลับขององค์กร จะถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย ในระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรผ่านระบบ Cloud หรือบน Server ขององค์กร องค์กรสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใดถูกเข้าถึงเมื่อใดโดยผู้ใช้รายใด

          ด้วยการจัดเก็บเป็นเป็นไฟล์ดิจิตอล การสำรองข้อมูลสามารถทำได้ง่าย และคุ้มค่า ไฟล์ดิจิตอลยังปลอดภัยจากความเสี่ยงจากภัยพิบัติ อย่างไฟไหม้ หรือน้ำท่วม

8. การจัดเก็บแบบถาวรนั้นง่ายขึ้น

          เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล การจัดระบบระเบียบ และการเก็บรักษาข้อมูลทางธุรกิจนั้นทำได้ง่าย และรวดเร็ว จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อตัวพนักงานปัจจุบัน และอนาคตที่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจที่จัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ

9. การตรวจสอบเอกสารมีมาตราฐานที่ดีขึ้น

          การตรวจสอบเอกสารนั้นกลายเป็นเรื่องเครียด หากเอกสารสำคัญหายไปหรือหายาก การสแกนเอกสารไปเป็นไฟล์ดิจิตอลยังคงช่วยลดความเสี่ยงของการถูกลงโทษหรือถูกปรับจากการตรวจสอบ ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฏหมาย และข้อบังคับได้ง่ายขึ้น

10. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

          การสแกนเอกสารไปเป็นไฟล์ดิจิตอลไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมด้วย เพราะว่ามันช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึกเครื่องพิมพ์ และไฟฟ้า สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของบริษัท และช่วยรักษาป่าไม้ของโลก บริษัทที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้นจะมีชื่อเสียงที่ดีขึ้น