อาจเป็นเรื่องยากที่พนักงานคนหนึ่งจะติดตามเอกสารภายในองค์กร หากไม่มีแผนการจัดการบันทึกข้อมูล หรือจัดการเอกสารอย่างละเอียด ก็อาจจะนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาด และความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น แผนการจัดการเอกสารสามารถช่วยให้องค์กรมีแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้น
สิ่งที่สำคัญคือการสร้งแบบแผนที่เป็นระบบอย่างมั่นคง แต่หากเกิดความผิดพลาดบางอย่างก็อาจนำไปสู่การจัดการบันทึกที่ไม่ดี ก็อาจจะส่งผลกระทบที่ใหญ่ต่อองค์กรโดยรวม
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553
ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นเมื่อองค์กรไม่จัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
การมีการจัดการ หรือการจัดเก็บข้อมูลของเอกสารที่ไม่ดีอาจนำไปสู่ความเสี่ยงที่ไม่อาจประเมินความเสียหายได้ อย่างไรก็ตามองค์กรควรหาวิธีจัดการก่อนที่จะเกิดปัญหาขึ้น
1. ผลกระทบทางด้านการเงิน
องค์กรต่าง ๆ อาจประสบปัญหาเมื่อเอกสารสูญหาย หรือเกิดการชำรุด ทำให้การดำเนินงานเกิดสะดุดขึ้นมา การจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ อาจทำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพด้านการเงิน
2. ผลกระทบทางด้านกฎหมาย
ในกรณีที่องค์กรต้องเจอกับกับการดำเนินการทางกฎหมาย หรือตรวจสอบระบบจัดการเอกสารไม่เป็นระเบียบอาจทำให้การจัดทำบันทึกเวลาตามกฎหมายเป็นเรื่องยาก นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับการติดตามการเก็บข้อมูลตามกฎหมายได้อีกด้วย
3. ผลกระทบจากการทำข้อมูลสูญหาย
เรื่องข้อมูลสูญหายขณะทำงานนั้นเป็นเรื่องที่อาจเกิดขึ้นได้ การเตรียมความพร้อมในการรับมือสำหรับกรณีเอกสารสูญหาย ก็คือการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดลงในระบบจัดเก็บเอกสาร
การป้องกันข้อมูลสูญหาย คือการสร้างสำเนาสำรองของเอกสาร วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการกู้คืนข้อมูลทั้งหมดในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ แทนที่จะหยุดการทำงาน หรือการทำงานสะดุดไม่ราบรื่น วิธีนี้จะช่วยให้การทำงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีการป้องกันเอกสารชำรุด ข้อมูลสูญหาย
การจัดการเอกสารที่เป็นระบบ ช่วยให้องค์กรสร้างแนวทางการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้นภายในองค์กร โดยองค์กรสามารถปรับปรุงการดำเนินงาน และจัดการให้พนักงานทำงานตาม Workflow ที่สำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดการที่อาจเป็นปัญหาในการทำงาน
เพื่อป้องกันการจัดการที่ไม่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างแผนที่จะช่วยแนะนำให้องค์กรดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. วางแผนเกี่ยวกับสถานที่จัดเก็บเอกสาร : องค์กรจะต้องตัดสินใจว่าจะเก็บ และจัดการเอกสารสำคัญที่ไหน ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรเลือกที่จะจัดเก็บเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเวลาเรียกใช้งานนั้นมีความสะดวก รวดเร็ว อีกทั้งข้อมูลนั้นถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud และ Server ขององค์กร ประหยัดพื้นที่ และงบประมาณในระยะยาวได้เป็นอย่างดี
2. เวลาในการดำเนินการจัดการเอกสาร : หลังจากดำเนินการตามแผนที่องค์กรวางไว้ การคำนวณเรื่องเวลาในการดำเนินงานนั้นก็เป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญเพื่อให้แผนงานที่วางไว้นั้นสำเร็จลุล่วงไปตามเป้าหมาย
3. วางแผนการป้องกันการเกิดอุบัติเหตุ : อุบัติเหตุอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเตรียมการรับมือในเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด วิธีที่ดีที่สุดก็คือการสำรองข้อมูลไว้ในที่ที่ปลอดภัย อย่างระบบจัดเก็บเอกสารที่มีฟังก์ชันการจัดการกู้คืนเอกสารได้
4. ตรวจสอบระบบจัดเก็บเอกสารเพื่อการใช้งานที่ต่อเนื่อง : หลังจากดำเนินการตามแผน และทำการสำรองข้อมูล สิ่งสำคัญอีกอย่างคือการตรวจสอบระบบจัดเก็บเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหา หรือจุดพร่อง การตรวจสอบเป็นประจำจะสามารถมั่นใจได้ว่าแผนจะดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553
สรุป
Sbuyscan เราให้บริการสแกนเอกสาร บริการบันทึกข้อมูล อีกทั้งยังให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ใครที่กำลังมองหาบริษัทรับจัดการเอกสาร รวมไปถึงออกแบบระบบจัดเก็บเอกสารที่เหมาะกับการใช้งานแต่ละองค์กรโดยเฉพาะ เรายินดีให้บริการ โทร. 02-551-2097 ต่อ 463