หลาย ๆ คนน่าจะเคยได้ยินคำว่า Paperless กันมาบ้าง Paperless หมายถึง ลดการใช้กระดาษ โดยในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา มีหลายองค์กรทั้งองค์กรอุตสาหกรรม และธุรกิจหลายประเภท เริ่มหันมาให้ความสนใจ และให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มากขึ้น

Sbuyscan ได้เล็งเห็นว่าแนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรพิจารณานำแนวคิดนี้มาใช้ เพราะหากว่าองค์กรทำได้ จะทำให้ลดการใช้งานกระดาษในระหว่างดำเนินงานไปได้มาก ปัจจุบันปม้จะมีหลายองค์กรดำเนินงาน และสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังพบว่าบุคลากรในหน่วยงานมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ซึ่งถ้าทั้งองค์กรจะใช้กระดาษมากมายขนาดไหน?

ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน จากเดิมที่ต้องประชุมกันต่อหน้า ก็กลายเป็นสื่อสารกันผ่านทางออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นว่าการวีดีโอคอล ส่งข้อความทางแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ รวมไปถึงบางองค์กรที่เคยใช้เอกสารกระดาษ ก็เปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัล หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่ไปด้วย

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 463หรือ 062-695-1553

ประโยชน์ของ Paperless ที่มีต่อองค์กร

1. ลดความผิดพลาดที่เกิดจากคนให้ได้มากที่สุด

หลาย ๆ องค์กรคงจะมีปัญหาที่เกิดจากเอกสารกระดาษอยู่บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสูญหาย ส่งเอกสารผิด หรือแก้ไขเอกสารจนลืมต้นฉบับล่าสุด มีผลกระทบให้บุคลากรต้องมีการทำงานซ้ำซ้อน เกิดความสับสนในการใช้งานเอกสารจนทำให้งานล่าช้า แต่หากนำแนวคิด Paperless มาใช้ในองค์กรจะทำให้เอกสารทุกอย่างถูกเก็บอยู่ในระบบจัดเก็บเอกสาร ซึ่งมีขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง แม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาด และลดการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้เป็นเท่าตัว

2. ช่วยลดต้นทุนที่เกิดจากกระดาษ

Paperless ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรตั้งแต่ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าที่จัดเก็บ รวมไปถึงค่าทำลายเอกสาร หากคิดเป็นรายจ่าย คงเป็นงบประมาณไม่น้อยเลยในแต่ละปี

3. ค้นหา และเข้าถึงเอกสารได้ง่ายขึ้น

การปรับรูปแบบองค์กรให้อยู่ในรูปแบบ Paperless แล้วหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทนเอกสารกระดาษแบบเดิม ทำให้องค์กรต้องนำระบบจัดเก็บเอกสาร หรือระบบจัดการเอกสารเข้ามาใช้งานควบคู่กันไปด้วย ทำให้เอกสารถูกเก็บรวบรวมไว้ในที่เดียวบนระบบ เวลาที่ต้องการใช้งานเอกสารก็สามารถเข้ามาค้นหาที่ระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กร ไม่จำเป็นต้องเดินหาทีละแผนก ทีละคนอีกต่อไป

ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : วิธีจัดเก็บเอกสารยุคใหม่ที่ได้ผลดีต่อองค์กรของคุณ

สรุป

Sbuyscan เราให้บริการสแกนเอกสาร บริการบันทึกข้อมูล อีกทั้งยังให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ใครที่กำลังมองหาบริษัทรับจัดการเอกสาร รวมไปถึงออกแบบระบบจัดเก็บเอกสารที่เหมาะกับการใช้งานแต่ละองค์กรโดยเฉพาะ เรายินดีให้บริการ โทร. 02-551-2097 ต่อ 463