Home » บทความ » ข้อหลีกเลี่ยงในการสแกนเอกสารทางธุรกิจ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ข้อหลีกเลี่ยงในการสแกนเอกสารทางธุรกิจ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

การสแกนเอกสารสำคัญอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ แต่ก็ยังมีความจำเป็นที่องค์กรยังต้องสแกนเอกสาร การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งช่วยในเรื่องการประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูลให้อยู่ในระบบเดียว และช่วยให้พนักงาน หรือบุคคลากรในองค์กรค้นหา และดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย

หากองค์กรมีมีเอกสารที่ต้องแปลง หรือต้องสแกนเป็นกหมื่น หรือหลักแสน การสแกนเอกสารที่ถูกต้องอาจส่งผลให้สูญเสียทรัพยากร หรือข้อมูลรั่วไหล หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้โดยพิจารณาข้อต่อไปนี้

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

ข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการสแกนเอกสาร

1. การเตรียมเอกสารที่ไม่ดี

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม และไม่มีความเสียหายทางกายภาพใด ๆ เช่น คราบน้ำ รอยพับ หรือรอยเปื้อน ยืดหน้าที่ม้วน หรือพับให้ตรงก่อนสแกน

2. ความละเอียดไม่เพียงพอ

ใช้ความละเอียดในการสแกนที่เหมาะสมเพื่อจับภาพที่ชัดเจน และอ่านได้ การสแกนความละเอียดต่ำอาจทำให้ข้อความพร่ามัวหรืออ่านไม่ออก ทำให้ดึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ยาก

3. การตั้งค่าการสแกนที่ไม่สอดคล้องกัน

รักษาการตั้งค่าการสแกนให้สอดคล้องกัน ตลอดกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพ และรูปลักษณ์ของเอกสารที่สแกนมีความสม่ำเสมอ ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าต่าง ๆ เช่น ความละเอียด โหมดสี และรูปแบบไฟล์

4. การวางแนวไม่ถูกต้อง

ให้ความสนใจกับการวางแนวของเอกสารระหว่างการสแกน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าทั้งหมดถูกสแกนในทิศทางที่ถูกต้อง เช่น ตั้งตรงหรือแนวนอน เพื่อรักษาความสามารถในการอ่าน

5. การสแกนที่เอียงหรือคด

จัดเรียงเอกสารอย่างถูกต้องบนเตียงสแกนเนอร์เพื่อหลีกเลี่ยงการสแกนที่เอียงหรือคด เอกสารที่ไม่ตรงแนวอาจทำให้ยากต่อการดึงข้อมูลอย่างถูกต้อง และอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขเพิ่มเติมในภายหลัง

6. หน้าที่ขาดหายไป หรือกระดาษติดกัน

ระวังอย่าให้หน้าขาดหายไป หรือกระดาษติดกัน ในระหว่างขั้นตอนการสแกน ตรวจสอบอีกครั้งว่าสแกนทุกหน้าแล้ว และไม่มีหน้าใดติดกันหรือข้ามไป

7. การตั้งชื่อไฟล์หรือการจัดทำดัชนีไม่เพียงพอ

ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์หรือการจัดทำดัชนีที่สอดคล้องและเป็นระเบียบสำหรับเอกสารที่สแกน หลีกเลี่ยงชื่อทั่วไปหรือกำกวมซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนหรือความยากลำบากในการค้นหาไฟล์ที่ต้องการในภายหลัง

8. ละเลยความปลอดภัยของเอกสาร

ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อปกป้องเอกสารที่สแกน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมการสแกนปลอดภัย และไฟล์ที่สแกนถูกจัดเก็บในรูปแบบเข้ารหัสหรือระบบป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

9. ขาดการควบคุมคุณภาพ

สร้างกระบวนการควบคุมคุณภาพเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่สแกน มอบหมายให้บุคลากรดำเนินการตรวจสอบคุณภาพและแก้ไขข้อผิดพลาดในการสแกนหรือความไม่สอดคล้องในทันที

10. ความล้มเหลวในการสำรองข้อมูลหรือจัดเก็บข้อมูลสำรองอย่างไม่ถูกต้อง

สำรองเอกสารที่สแกนเป็นประจำเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสำรองข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัย ทั้งในรูปแบบจริงหรือดิจิทัล เพื่อป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ หรือความเสี่ยงอื่น ๆ

ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

สรุป

จะดีกว่าไหมถ้ามีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสาร เข้ามาดำเนินงานสแกนเอกสารให้คุณ โดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาสแกนเอกสารผิดพลาด สนใจบริการสแกนเอกสาร เรายินดีให้คำปรึกษา พร้อมทั้งให้บริการสแกนเอกสาร และบริการบันทึกข้อมูล รวมไปถึงบริการระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับการทำงานในองค์กรของคุณ