การจัดการเอกสาร (Document Management) ในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบ นับได้ว่ามีความสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพ และยังมีส่วนในเรื่องการลดต้อนทุนที่ไม่จำเป็นในองค์กรลง จากการสำรวจในปี 2021 เห็นได้ว่าประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานนั้นลดลง เนื่องจากการทำงานที่ใช้กระดาษ เป็นความท้าทายที่องค์กรต้องจัดการ หากลองคิดดูดีๆ แล้ว การทำงานของค์กรในประเทศไทยนั้นจะสูญเสียประสิทธิภาพขนาดไหน หากไปที่ไหนยังเห็นกองเอกสารนั้นกองอยู่เต็มโต๊ะทำงานไปหมด

ในปัจจุบันองค์กรหลายองค์กรเริ่มเห็นความสำคัญในเรื่องนี้ จึงมีหลายแห่งเริ่มเปลี่ยนแปลงจากการเอกสารที่เป็นกระดาษ มาเป็นเอกสารที่เรียกว่า “ไฟล์ดิจิตอล” ด้วยการสแกนเอกสาร สามารถช่วยจัดการเอกสารในองค์กร สามารถเรียกใช้เอกสารที่เป็นไฟล์ดิจิตอล แทนการปริ้นหรือการถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร และลดเวลาในการค้นหาเอกสาร

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร 
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

ไฟล์ดิจิตอลที่นิยมสแกนเพื่อจัดเก็บเอกสาร

เมื่อต้องการเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ ไปเป็นเอกสารที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล ให้สามารถจัดเก็บลงในระบบจัดเก็บเอกสาร หรือลงในคอมพิวเตอร์ หรือจะส่งไฟล์ไปให้ผู้อื่นผ่านทางอีเมล หรืออินเตอร์เน็ตในช่องทางต่าง ๆ ซึ่งวิธีทำไฟล์เอกสารดิจิตอลนั้น จะนิยมใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ สแกนเอกสารด้วยเครื่องสแกนเอกสาร (Scanner) แล้วแปลงไฟล์ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ ประเภท PDF

ซึ่งข้อดีของไฟล์ PDF นั้น เป็นไฟล์ที่สามารถจัดเก็บได้ทั้งรูปภาพ และตัวอักษร ขนาดของไฟล์ไม่ใหญ่มาก ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ค่อนข้างน้อย สามารถจัดเก็บเอกสารได้ทีละหลาย ๆ หน้า ในไฟล์ไฟล์เดียว เรียกได้ว่าเป็นประโยชน์ต่อการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอลอย่างมาก สามารถช่วยจัดการเอกสารในองค์กร เราสามารถเรียกดู และเรียกใช้ได้ในระบบจัดเก็บเอกสาร แทนการปริ้น หรือถ่ายสำเนาเอกสาร เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร

ประโยชน์ของการแปลงเอกสารกระดาษ ไปเป็นไฟล์ดิจิตอล

  1. ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสารในองค์กร และสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำงานที่ดี

          การจัดเก็บเอกสารรูปแบบเดิมที่เป็นกระดาษจำเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสาร มีพื้นที่ในการวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจะช่วยให้องค์กรลดพื้นที่ในการจัดวางตู้เก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงาน เพราะการทำงานที่แวดล้อมไปด้วยตู้จัดเก็บเอกสารกับกองเอกสารกองโต ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกล้อมรอบไปด้วยกองกระดาษ แถมอาจจะยังมีฝุ่นที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

  1. ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารเพื่อใช้งาน

          หากเอกสารนั้นจำเป็นต้องใช้วันนี้ เวลานี้ แล้วจะทำยังไงดีหากว่าต้องค้นหาเอกสารนั้นในที่ที่เต็มไปด้วยกองเอกสาร ไหนจะฝุ่น แล้วจะจะทันใช้งานหรือไม่ คำถามนี้คงจะวนอยู่ในหัวพนักงาน แต่ปัญหานี้จะหมดไป ถ้าองค์กรจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอล พนักงานจะประหยัดเวลาลงไปอย่างมาก จากงานวิจัยพบว่าพนักงานใช้เวลาถึง 50% ในการค้นหาเอกสารกระดาษ แต่หากเป็นไฟล์ติจิตอลสามารถค้นหาเอกสารที่เจอภายในเวลา 1 – 2 นาที ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้องค์กรมีกำไรเพิ่มขึ้น

  1. การจัดเก็บเอกสาร จะอัพเดตจากส่วนกลาง

          ไฟล์ดิจิตอลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว ที่ทุกคนเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนจะรู้ว่าจะสามารถหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

  1. การแชร์เอกสาร และแบ่งปันนั้นทำได้ง่าย

          ไฟล์ดิจิตอลจะช่วยให้พนักงานแบ่งปันข้อมูล และบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสาร และแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

  1. ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

          สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษมันเป้นเรื่องง่ายมากที่จะหายไป หรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารและจัดเก็บอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอลทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกจัดเก็บในระบบจัดเก็บเอกสารที่เข้าถึงง่าย หาเมื่อไหร่ก็เจอ

  1. ประหยัดงบประมาณในองค์กร

          มีการประเมินว่าบริษัทในสหรัฐอเมริกาเสียค่าใช้จ่ายประมาณ 8 พันล้านเหรียญต่อปีในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ พนักงานในองค์กรทั้วไปในสหรัฐอเมริกาใช้กระดาษ 10,000 ต่อปี แต่หากเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาเป็นไฟล์ดิจิตอลจะทำให้องค์ของคุณสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการพิมพ์ การจัดเก็บเอกสารลงไปได้มาก

  1. มั่นใจได้เลยว่าข้อมูลของคุณนั้นจะปลอดภัย

          เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษนั้นจะมีความเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สูญหาย และภัยพิบัติ แต่เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิตอลข้อมูลจะได้รับการป้องกันที่ดีกว่า จากภัยคุกคามเหล่านี้ และสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลด้วยการจำกัดสิทธิและป้องกันด้วยรหัสผ่าน

          การสแกนเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิตอลทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับ อย่างเช่น เอกสารทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า หรือเอกสารที่เป็นความลับขององค์กร จะถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย ในระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรผ่านระบบ Cloud หรือบน Server ขององค์กร องค์กรสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใดถูกเข้าถึงเมื่อใดโดยผู้ใช้รายใด

          ด้วยการจัดเก็บเป็นเป็นไฟล์ดิจิตอล การสำรองข้อมูลสามารถทำได้ง่าย และคุ้มค่า ไฟล์ดิจิตอลยังปลอดภัยจากความเสี่ยงจากภัยพิบัติ อย่างไฟไหม้ หรือน้ำท่วม

  1. การจัดเก็บแบบถาวรนั้นง่ายขึ้น

          เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิตอล การจัดระบบระเบียบ และการเก็บรักษาข้อมูลทางธุรกิจนั้นทำได้ง่าย และรวดเร็ว จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อตัวพนักงานปัจจุบัน และอนาคตที่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจที่จัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ

  1. การตรวจสอบเอกสารมีมาตราฐานที่ดีขึ้น

          การตรวจสอบเอกสารนั้นกลายเป็นเรื่องเครียด หากเอกสารสำคัญหายไปหรือหายาก การสแกนเอกสารไปเป็นไฟล์ดิจิตอลยังคงช่วยลดความเสี่ยงของการถูกลงโทษหรือถูกปรับจากการตรวจสอบ ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฏหมาย และข้อบังคับได้ง่ายขึ้น

  1. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

          การสแกนเอกสารไปเป็นไฟล์ดิจิตอลไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมด้วย เพราะว่ามันช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึกเครื่องพิมพ์ และไฟฟ้า สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของบริษัท และช่วยรักษาป่าไม้ของโลก บริษัทที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้นจะมีชื่อเสียงที่ดีขึ้น

สรุป

การจัดเก็บเอกสารเป็นรูปแบบไฟล์ดิจิตอล มีความสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการการทำงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร ช่วยให้ข้อมูลทางธุรกิจ และข้อมูลที่เป็นความลับทั้งหมดได้รับการคุ้มครองอย่างดี สนใจสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบดิจิตอล ติดต่อเรา Sbuyscan.co ผู้เชี่ยวชาญด้านงานสแกนเอกสารจากประสบการณ์การทำงานมากกว่า 10 ปี มีลูกค้าให้ความไว้วางใจเรามากกว่า 100 องค์กรทั่วประเทศ

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร 
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593