ภายใต้สถานการณ์แบบนี้ สังคมเริ่มให้ความสนใจเรื่องการเลิกใช้กระดาษ Paperless อีกครั้ง ซึ่งก็คือการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล (Digitalization) ในการจัดการเอกสาร ให้สามารถเข้าถึงได้จากที่ไหนก็ได้ แต่ถ้ายังใช้ระบบการจัดการที่ต้องเข้าออฟฟิศเท่านั่นจึงจะสามารถใช้เอกสารที่จำเป็นได้ ก็ไม่สามารถ Work From Home ได้อย่างแน่นอน ในปัจจุบัน Cloud Service แพร่หลายมากขึ้น ทำให้จำนวนของบริษัทที่พยายามเปลี่ยนกระดาษเป็นข้อมูลดิจิตอลเพิ่มมากขึ้น สังคมที่เอื้อต่อการทำงานแบบไร้กระดาษ ก็มีความพร้อมมากขึ้นกว่าเมื่อก่อน
วันนี้ Sbuyscan จะนำข้อดีและข้อเสียของการทำงานแบบ Paperless พร้อมประเด็นสำคัญของการใช้นโยบาย Paperless และแนะนำเครื่องมือที่ใช้งานได้ดีสำหรับนโยบาย Paperless ด้วยค่ะ
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
Paperless คืออะไร
Paperless หรือที่ใช้เรียกแทนกันว่า ลดการใช้กระดาษ โดยทั่วไปแล้วหมายถึงการที่บริษัทหน่วยงานต่าง ๆ เก็บเอกสารที่สร้างขึ้นไว้เป็นข้อมูล แบบดิจิตอลแทนการเก็บเป็นกระดาษ
Paperless แปลว่า “การลดใช้กระดาษ” โดยทั่วไปแล้วหมายถึงการที่บริษัทหรือหน่วยงานต่างๆ เก็บเอกสารที่สร้างขึ้นมาไว้เป็น Data แบบดิจิทัลแทนการเก็บเป็นกระดาษ
ข้อดีของ Paperless
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
เอกสารที่ถูกบันทึกเป็นไฟล์ดิจิตอลนั้น สามารถค้นหาได้ง่าย แตกต่างจากเอกสารกระดาษ ส่งผลให้การจัดการข้อมูลนั้นง่ายขึ้น พร้อมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ข้อมูลผ่านเครื่องมือต่าง ๆ ได้ง่าย เช่น อีเมล หรือเครื่องมือแชทได้อย่างง่ายดาย
- ทำงานจากที่บ้านได้อย่างอิสระ
ปฏิรูปการทำงาน นโยบายที่ได้รับการส่งเริมจากทางรัฐบาล ส่งผลให้องค์กรจำนวนมากอนุญาตให้พนักงานทำงานทางไกล (Remote Work) ซึ่งเป็นการทำงานที่ยืดหยุ่น โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน หรือเวลาใดก็ตาม
ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
- รักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญในองค์กร
หากเอกสารถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิตอล จะสามารถรักษาความปลอดภัยได้อย่างเหมาะสม สามารถที่จะกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสารได้ ทำให้การจัดการข้อมูลนั้นง่ายขึ้นมาก อีกทั้งยังแตกต่างจากสื่อกระดาษที่ไม่มีการเสื่อมสภาพ ฉีกขาด หรือเกิดความสกปรกเมื่อเวลาผ่านไป
เอกสารที่องค์กรจัดสร้างขึ้น จะมีเอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ตามระยะเวลาที่กฏหมายกำหนด ซึ่งจะต้องมีทั้งเอกสารที่จัดเก็บถาวร หรือเอกสารที่ต้องจัดเก็บ 10 ปี เอกสารเหล่านี้จึงควรจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิตอล เพื่อไว้วางใจได้ทั้งในด้านความปลอดภัย และการจัดเก็บ
- สำรองข้อมูล พร้อมทั้งอัปเดตง่าย
ข้อดีของ Paperless คือการแปลงเอกสารกระดาษไปเป็นไฟล์ดิจิตอล ทำให้สามารถสำรองข้อมูลเอาไว้ในกรณีฉุกเฉินได้ และยังสามารถอัปเดตข้อมูลได้ง่าย ในขณะที่เอกสารกระดาษยังทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัย และหากเกิดการสูญหาย หรือเอกสารถูกไฟไหม้ยังไม่สามารถกู้คืนได้อีกด้วย
- หยุดการใช้กระดาษอย่างสิ้นเปลือง
Paperless มีความหมายตรงตัวเลย ก็คือ การลดใช้กระดาษ แต่ไม่ใช่การลดใช้กระดาษแบบไร้เหตุผล Paperless เป็นเพียงวิธีการในการเข้าใกล้วัตถุประสงค์ เพื่อผลักดันองค์กรให้ก้าวไปสู่อีกขั้น และทำให้บรรลุเป้าหมานทางธุรกิจที่สูงขึ้น หากลดปริมาณการใช้กระดาษตามอำเภอใจก็อาจส่งผลกระทบต่อต่อประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรได้
ประเด็นที่สำคัญของการลดปริมาณการใช้กระดาษ
- ทำความเข้าใจข้อดีของเอกสารกระดาษ ยกตัวอย่างเช่น จดบันทึกลงไปได้ง่าย ทำให้จดจำได้ง่าย
- ถ้าเป็นเอกสารกระดาษสามารถเลือกเก็บสิ่งที่ควรเก็บ ถ้าเป็นไฟล์ดิจิตอลสามารเลือก Paperless เฉพาะสิ่งที่ Paperless ได้
- จัดเก็บเอกสารกระดาษในสภาพสิ่งแวดล้อมที่ใช้งานง่าย แม้จะไม่อยู่ในรูปแบบกระดาษ และอยู่ภายใต้นโยบายความปลอดภัย
วิธีการผลักดัน Paperless
- สร้างระบบที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจ และร่วมมือกันทำตามนโยบาย Paperless
ผู้ที่ต้องทำงานในระบบ Paperless จริง ๆ แล้วก็คือพนักงานในองค์กร จึงควรให้พวกเขาเข้าใจวัตถุประสงค์ และความสำคัญของ Paperless เสียก่อน ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องตกลงกับทุกฝ่ายก่อนที่จะกำหนดกฏเกณฑ์สำหรับการดำเนินงานต่อไป
- สะสางเอกสารภายใน และจัดการให้นำมาใช้ได้อย่างสะดวก
สิ่งจำเป็นหรือไม่จำเป็น
- ควรแปลงเอกสารกระดาษ ไปเป็นไฟล์ดิจิตอล
- หาผู้รับผิดชอบ
จัดการเอกสารให้นำมาใช้ได้สะดวก
- จัดกลุ่มเอกสารตามหมวดหมู่
- เลือกที่จัดเก็บข้อมูล
ในกรณีที่เราเริ่มใช้ Paperless กับทั้งองค์กรตั้งแต่เริ่มต้น อาจทำให้เกิดความสับสนกันเองภายในองค์กร ดังนั้นขอแนะนำให้เริ่มต้นไปทีละนิด เริ่มจากแผนกเล็ก ๆ ภายในองค์กรก่อน
บริการและเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับ Paperless
- พื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ (Online Storage)
พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ ก็คือพื้นที่ที่สามารถจัดเก็บ และแชร์ข้อมูลบนอินเตอร์เน็ตได้ เมื่อทำงานเป็นทีมอาจมีการแชร์เอกสาร หรืองานหนึ่งงานที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งคน การใช้บริการเหล่านี้จะสร้างความสะดวก สบาย และมีประสิทธิภาพมาก เพราะสามารถดาวน์โหลด และแชร์ข้อมูลได้แบบ Real Time ซึ่งในปัจจุบันก็มีบริการฟรีจากคลาวน์มากมายให้เลือกใช้
- ระบบการประชุมแบบออนไลน์ (Video Conference)
Paperless สำหรับการแระชุมที่จำเป็นต้องใช้เอกสารจำนวนมาก บริการเหล่านี้จะช่วยให้สามารถจัดการประชุมในสถานที่ต่าง ๆ ได้ ฟังก์ชันและบริการที่เกี่ยวข้อง ยกตัวอย่างเช่น การประชุมไปพร้อมกับการแชร์เอกสารในการประชุมแต่ละไซต์งาน ด้วยฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ และยังสามารถแสดงไฟล์ไปพร้อมกับการประชุมได้อีกด้วย
สรุป
สิ่งสำคัญก็คือต้องทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคนในองค์กร ถึงนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานขององค์กร แน่นอนว่าต้องมีคำถามเกี่ยวกับ Paperless ว่า ทำไม Paperless ถึงเป็นสิ่งจำเป็น? จุดประสงค์ของการทำ Paperless คืออะไร? และอะไรบ้างที่จำเป็นต้องทำ? และเราจะได้ประโยชน์อะไร? สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ ทำให้พนักงานทุกคนต้องตระหนัก และเข้าใจความหมาย เพื่อให้ได้รับความร่วมมือจากพนักงานที่ดี หากทีมส่งเสริม Paperless มองข้ามกระบวนการเหล่านี้ ทุกคนก็จะย้อนกลับไปที่คำถามเดิม ๆ ว่า ที่เราทำ ทำไปเพื่ออะไร?