การดำเนินชีวิตในปัจจุบัน กำลังถูกขับเคลื่อนไปภายใต้การพัฒนาของเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถติดต่อ หรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด
กระบวนการทำงานในองค์กรก็เหมือนกัน ที่มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้มีความยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น หลาย ๆ องค์กรหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาแทนกระดาษมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ เป็นต้น
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
ธุรกิจไร้กระดาษ เป้าหมายขององค์กรยุคใหม่
จากการสำรวจพบว่า พนักงานในองค์กรกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร หรือในตู้จัดเก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า ไม่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งต้องเผชิญปัญหาข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ ระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุนสิ้นเปลืองทั้งเวลา และค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด
หลาย ๆ องค์กรมองเห็นปัญหาตรงนี้ จึงหันมาให้ความสำคัญในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และเริ่มวางเป้าหมายพัฒนาระบบการทำงานให้กลายเป็น ธุรกิจไร้กระดาษ หรือที่หลาย ๆ คนรู้จักกันในชื่อ Paperless
แต่ก็ยังมีองค์กรหลาย ๆ องค์กรยังคงคิดว่าการเปลี่ยนไปดำเนินงานในองค์กรแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรือยังคงสับสนอยู่ว่าควรเริ่มจากตรงไหน จึงจะเห็นผล และประสบความสำเร็จได้ โดยไม่เสียเวลา วันนี้เรามีแนวทางการสร้างธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อให้ธุรกิจได้นำไปปรับใช้ในองค์กร
ขั้นตอนการเริ่มสร้างธุรกิจไร้กระดาษ
1. เลือกกระบวนการที่สามารถดำเนินการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ (e-Document)
ในการเริ่มต้นองค์กรควรมองภาพรวมของทุกฝ่ายภายในองค์กร ไม่ว่าเป็น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการขาย และฝ่าย HR หรือแม้กระทั่งฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กร แล้วสำรวจจุดที่เกิดปัญหาในงานเอกสารบ่อยครั้ง หลังจากการวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด จากนั้นจึงค่อย ๆ ลงรายละเอียดว่า ข้อมูลชนิดใดที่สามารถเปลี่ยนรูปแบบจากการพิมพ์เอกสาร มาเป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์ดิจิทัลได้บ้าง ยกตัวอย่างเช่น เปลี่ยนใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ไปเป็น e-Tax Invoice เป็นต้น
2. ใช้ระบบซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยเก็บข้อมูลส่วนกลาง
หลังจากทำความเข้าใจว่าเอกสารของฝ่ายไหนบ้างที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ สิ่งสำคัญต่อมาก็คือแหล่งจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพราะข้อมูลประเภทนี้ไม่สามารถเก็บไว้ในตู้ หรือแฟ้มเอกสารได้ องค์กรจึงจำเป็นต้องมองหาเทคโนโลยีอย่าง ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) เข้ามาช่วยในการจัดเก็บ จัดการ เรียกใช้ และค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ
3. หาแรงแรงจูงใจให้บุคลากรหันมาใช้งานระบบจัดการเอกสารเพิ่มมากขึ้น
ช่วงแรกของการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้บุคลากรบางคนเกิดข้อสงสัย หรือปรับพฤติกรรมการใช้งานระบบไม่ทัน หรือบางคนก็ชินกับการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ดังนั้นองค์กรควรค่อย ๆ ปรับรูปแบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปทีละฝ่าย โดยทุกครั้งที่มีการปรับทางทีมผู้บริหาร หรือทีมที่มีหน้าที่จัดการจำเป็นต้องแจ้งล่วงหน้า และมีการจัดฝึกอบรมวิธีการใช้งานระบบ เพื่อสื่อสารให้บุคลากรเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิม และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่
4. จัดการอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่จำเป็น
องค์กรที่มีการเริ่มการเปลี่ยนแปลงไปใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าในองค์กรยังมีอุปกรณ์สำหรับเอกสารกระดาษวางเรียงรายอยู่ภายในสำนักงาน แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจจะไม่ได้ส่งผลกระทบอะไรมากนัก แต่คงจะเป็นการดีกว่าหากว่าองค์กรนำอุปกรณ์ที่เลิกใช้งานเหล่านี้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นการขาย การบริจาค หรือส่งต่อให้กับองค์กรที่มีความจำเป็นต้องใช้สิ่งเหล่านี้ หรือแม้กระทั่งเอกสารกระดาษที่นำเข้าสู่ระบบแล้ว ก็จำเป็นต้องทำลายอย่างถูกวิธี เพื่อรักษาข้อมูลความลับขององค์กรไม่ให้รั่วไหล
จะเห็นว่าขั้นตอนพื้นฐานสู่ธุรกิจไร้กระดาษที่เรานำมาฝากกันนั้น เป็นวิธีที่ไม่ได้ยุ่งยาก แต่เน้นการพัฒนาแบบค่อยเป็นค่อยไป แต่ยั่งยืน เพราะปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ก็คือให้เวลาให้บุคลากรได้ปรับตัว แล้วองค์กรจะเดินหน้าต่อไปได้อย่างมั่นคง
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : แปลงไฟล์ JPG เป็น PDF ง่าย ๆ ใช้เวลาแค่ 1 นาที
ข้อดีของธุรกิจไร้กระดาษ
ธุรกิจไร้กระดาษนั้นมีข้อดี มากกว่าข้อเสียอยู่หลายข้อ ทำให้การลงทุนเกี่ยวกับระบบนั้นเป็นเรื่องที่คุ้มค่าต่อการลงทุนทั้งในระยะยาว และในอนาคต
- ลดต้นทุน การลดการใช้งานกระดาษ และการพิมพ์สามารถช่วยลดต้นทุนขององค์กรลงไปได้อย่างมาก
- ประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เอกสารที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้วนั้น จะจัดเก็บ ค้นหา และแชร์ได้ง่ายกว่าเอกสารที่อยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ ส่งผลให้งานนั้นมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
- ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม การลดการใช้กระดาษจะส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อม โดยการลดการตัดต้นไม้ ทำลายป่า และลดการเกิดขยะได้
- การทำงานร่วมกัน และการสื่อสารที่ดีขึ้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแชร์ และเข้าถึงได้ง่ายโดยหลายฝ่าย ทำให้ทีมทำงานร่วมกันง่ายขึ้น และสื่อสารกันได้ดียิ่งขึ้น
- ปรับปรุงการรักษาความปลอดภัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันได้โดยการเข้ารหัส และสำรองข้อมูลเป็นประจำ ทำให้ความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหาย จากเอกสารสูญหาย หรือแม้กระทั่งเกิดการชำรุด นั้นน้อยลงกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ
- เอกสารเป็นระบบ และจัดการให้เป็นระเบียบมากขึ้น บันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถติดตาม และตรวจสอบได้ง่าย ทำให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบได้ง่ายขึ้น
ให้บริการ Solution บริหารจัดการเอกสารอย่างครบครันในที่เดียว
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
สรุป
หากเจ้าของธุรกิจมีความสนใจที่จะนำองค์กรของท่านเข้าสู่ระบบธุรกิจไร้กระดาษ เรายินดีให้คำปรึกษา พร้อมทั้งให้บริการสแกนเอกสาร และบริการบันทึกข้อมูล รวมไปถึงบริการระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยระบบที่สามารถปรับให้เข้ากับการทำงานในองค์กรของคุณ