การลงลายมือชื่อลงในไฟล์ PDF คนส่วนใหญ่ทราบกันดีกว่ามีคุณสมบัติ PDF จำนวนมากความเป็นไปได้ในการเซ็นชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือรองรับเอกสาร PDF ของคุณ โดยการเข้ารหัสดิจิตอลรวมไปถึงความสามารถในการถอดรหัสเอกสาร PDF ที่แชร์โดยใช้รับรองดิจิตอล
วันนี้เราจะแนะนำให้รู้จักกับชุดวิธีการที่ได้รับการปรับปรุงที่นำมารองรับคุณสมบัติสำคัญนี้ อย่างแรกเราจะขอพูดถึงวิธีการทำงานกันก่อน
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
ข้อมูลประจำตัวดิจิตอล
ก่อนอื่นถ้าหากคุณต้องการลงชื่อในเอกสาร PDF ของคุณให้สำเร็จ คุณต้องมีรหัสดิจิตอลของคุณเอง เปรียบเสมือนบัตรประจำตัวประชาชน หรือหนังสือเดินทาง หรือใบขับขี่ของคุณ แต่อยู่ในรูปแบบดิจิตอลซึ่งจะระบุว่าคุณเป็นใคร
เป็นเรื่องปกติที่จะมีรหัสดิจิตอลเพียงรหัสเดียว เช่นเดียวกับบัตรประจำตัวอื่น ๆ ของคุณในดลกความเป็นจริง อย่างไรก็ตามในโลกดิจิตอลคุณสามารถมีหลาย ID เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน รหัสดิจิตอลแต่ละรายการประกอบไปด้วย ใบรับรองดิจิตอล ซึ่งโดยทั่วไปแล้วข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเจ้าของ หรือผู้ถือใบรับรองเช่น ชื่อ ที่อยู่ อีเมล หมายเลขซีเรียลของใบรับรองวันที่หมดอายุ และชื่อของผู้ออก
ลงชื่อไฟล์ PDF ของคุณอย่างปลอดภัยด้วยคีย์สาธารณะ และคีย์ส่วนตัว
ส่วนที่สำคัญที่สุดของรหัสดิจิตอลคือคีย์ 2 อัน ได้แก่ แบบสาธารณะและแบบส่วนตัว คีย์สาธารณะล็อค หรือเข้ารหัสข้อมูล ในขณะที่คีย์ส่วนตัวปลดล็อคหรือถอดรหัสว่าข้อมูล เมื่อคุณแชร์เอกสารที่ลงนามดิจิตอล คุณจะส่งใบรับรองดิจิตอลของคุณพร้อมคีย์สาธารณะร่วมกัน เพื่อให้ผู้รับสามารถตรวจสอบลายเซ็นของคุณ และยืนยันความสมบูรณ์ของเอกสาร
ในทางกลับกันคีย์ส่วนตัวจะอนุญาตให้คุณถอดรหัสข้อมูลที่เข้ารหัสก่อนหน้านี้อีกครั้งโดยใช้ใบรับรอง นี่คือสาเหตุที่ต้องใช้คีย์ทั้ง 2 ในกระบวนการเซ็นชื่อ
กระบวนการเข้ารหัส และถอดรหัสข้อมูลสำหรับการรักษาความปลอดภัยลายเซ็นดิจิตอล
ผู้ออกใบรับรอง
ตามที่เราได้กล่าวมาเบื้องต้นว่ารหัสดิจิตอลของคุณจะพิสูจน์ตัวตนของคุณ ดังนั้นผู้รับรองจึงต้องออกโดยผู้ให้บริการบุคคลที่สามที่เชื่อถือได้ ซึ่งเรียกว่าผู้ออกใบรับรอง (CA)
มีผู้ให้บริการ CA เชิงพาณิชย์หลายรายซึ่งคุณสามารถซื้อ ID ดิจิตอลของคุณ หรือขอรับได้ฟรี เลือกบริษัทที่ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทใหญ่ ๆ เพื่อให้สามารถทำธุรกิจบนเว็บไซต์ได้
คุณสามารถสร้างสิ่งที่เรียกว่ารหัสดิจิตอลที่ลงนามได้ด้วยตนเองได้ และโซลูชันซอฟต์แวร์ที่มุ่งเน้น PDF จำนวนมากก็มีคุณสมบัตินี้ อย่างไรก็ตามรหัสนี้ไม่สามารถใช้ในวงกว้างเพื่อวัตถุประสงค์สาธารณะ เหตุผลก็คือบุคคลอื่นไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของคุณในฐานะผู้ลงนามได้ เมื่อคุณใช้ ID ที่ลงชื่อด้วยตนเองเพื่อลงนามในเอกสารที่คุณแชร์กับพวกเขา
อย่างไรก็ตามเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนบุคคลหากคุณใช้ ID ที่ลงชื่อด้วยตนเองคุณสามารถสร้างรหัสใหม่ได้หากคุณลืมรหัสผ่าน จัดเก็บรหัสดิจิทัลของคุณในที่ปลอดภัยเนื่องจากมีคีย์ส่วนตัวของคุณซึ่งกำหนดให้ถอดรหัสข้อมูลที่คุณต้องการรักษาความปลอดภัย
คุณสมบัติลายเซ็นดิจิตอล
ตอนนี้หากคุณมีรหัสดิจิตอลของคุณเก็บไว้ในไฟล์ที่เหมาะสม คุณสามารถใช้คุณสมบัติที่อัพเดตซึ่งออกแบบโดยชุดเครื่องมือ เพื่อลงนามในเอกสาร PDF ของคุณแบบดิจิตอล
- ขั้นตอนแรกที่จำเป็นอย่างยิ่งคือ การตั้งค่าไฟล์รหัสดิจิตอลของคุณ
- ขั้นตอนต่อไปคือ การเลือกระดับการรับรองลายเซ็น ไม่ว่าจะเป็นลายเซ็นผู้รับมาตรฐาน หรือลายเซ็นรับรอง
หากคุณต้องการเพิ่มชื่อ เหตุผล สถานที่ สามารถเพิ่มข้อความอธิบาย และข้อมูลติดต่อลงในลายเซ็นของคุณได้ รายการเหล่านี้จะปรากฏในภายหลังภายในลายเซ็นที่ใช้เอง
สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593
ลงชื่อและตรวจสอบความถูกต้อง
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ก็คือการลงนาม ในทางเทคนิคคีย์ส่วนตัวที่อยู่ในไฟล์รหัสดิจิตอลของคุณ จะใช้ลายเซ็นดิจิตอลกับเอกสาร PDF ของคุณ เพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยที่คาดไว้ตามมาตรฐานผู้เชี่ยวชาญ ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถเลือกอันที่แข็งแกร่งกว่าได้หากต้องการ ดังนั้นหลังจากใช้ลายเซ็นดิจิตอลแล้วคุณสามารถแชร์เอกสารที่เซ็นชื่อกับสาธารณะได้อย่างปลอดภัย
นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบลายเซ็น เพื่อยืนยันตัวตนของบุคคลที่แชร์เอกสารที่ลงนามกับคุณได้ คุณจะต้องของใบรับรองดิจิตอลจากบุคคลนั้นด้วยคีย์สาธาณะ ซึ่งซอฟต์แวร์ที่เน้น PDF จำนวนมากอนุญาตให้ส่งออกโดยใช้ไฟล์รหัสดิจิตอล คือการรวมกันของคีย์ภาครัฐ และเอกชนในขั้นตอนการลงนามที่ช่วยให้คุณ ความถูกต้อง ความสมบูรณ์และปฏิเสธไม่เป็นผู้ลงนามในเอกสาร
สรุป
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหา Document Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อมกับบริการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร ด้วยทีมงานที่มีประสบการณ์การจัดการเอกสารมากกว่า 15 ปี ให้บริการทั้งภาครัฐและเอกชนมากกว่า 100 โครงการ สนใจโทร. 02-551-2097 ต่อ 601
และองค์กรที่กำลังมองหา และสนใจระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราก็มีบริการระบบจัดการเอกสารอย่างครบวงจร ยินดีให้คำปรึกษาโทร. 02-551-2097 ต่อ 601 หรือทดลองใช้ระบบ คลิกที่นี้ !
บริษัท แบง-อัพ โปรดักส์ มีประสบการณ์ด้านการจัดการเอกสารมากกว่า 15 ปี มีความมุ่งมั่นในการจัดการปัญหา จัดการเอกสาร และให้ความสำคัญกับงานเอกสารต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กรชั้นนำมากมาย เรายินดีให้คำปรึกษา และจัดการปัญหาเอกสารในองค์กรให้คุณ