เคล็ดลับ สแกนเอกสารราชการ ให้ถูกต้องตามมาตรฐาน
การ สแกนเอกสารราชการ เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่ต้องการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงช่วยลดพื้นที่จัดเก็บ แต่ยังเพิ่มความสะดวกในการค้นหาและแชร์ข้อมูล อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารราชการ ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย และรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ
ความสำคัญของการสแกนเอกสารราชการ
ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
ไม่ต้องใช้พื้นที่สำหรับแฟ้มเอกสารขนาดใหญ่
เพิ่มความปลอดภัย
สามารถเข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
สะดวกในการค้นหาและแชร์ข้อมูล
ใช้ฟังก์ชันค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น
มาตรฐานการสแกนเอกสารราชการ
การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้
ความละเอียด (Resolution)
- สำหรับเอกสารทั่วไป: ควรใช้ความละเอียด 300 DPI (Dots Per Inch)
- สำหรับเอกสารที่มีรายละเอียดสูง เช่น แผนที่หรือแปลน: ควรใช้ความละเอียด 600 DPI ขึ้นไป
รูปแบบไฟล์ (File Format)
- ควรเลือกใช้ไฟล์ PDF/A ซึ่งเป็นรูปแบบที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว
- ไฟล์ TIFF เป็นอีกทางเลือกที่มีความคมชัดสูง
การใส่ลายน้ำและการเข้ารหัส
- ใส่ลายน้ำบนเอกสารเพื่อป้องกันการปลอมแปลง
- เข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
อ่านเพิ่มเติ่ม : การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในยุคดิจิทัล ให้มีประสิทธิภาพ
รับสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
และ ระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553
ขั้นตอนการสแกนเอกสารราชการ
การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้
เตรียมเอกสารให้พร้อม
- จัดเรียงเอกสารให้เรียบร้อย ไม่มีรอยพับหรือคราบสกปรก
- แยกเอกสารตามประเภท เช่น เอกสารที่มีลายเซ็นและเอกสารทั่วไป
เลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสม
- เครื่องสแกนความเร็วสูงสำหรับเอกสารจำนวนมาก
- เครื่องสแกนแบบ Flatbed สำหรับเอกสารที่มีความเปราะบา
ตั้งค่าการสแกน
- เลือกความละเอียดตามประเภทเอกสาร
- เลือกสีขาวดำหรือสีตามความเหมาะสมของเอกสาร
การตรวจสอบคุณภาพไฟล์
- ตรวจสอบความคมชัดของไฟล์
- ตรวจสอบการจัดเรียงหน้าให้ถูกต้อง
การจัดเก็บและสำรองข้อมูล
การสแกนเอกสารราชการต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและปลอดภัย โดยมีมาตรฐานหลักดังนี้
การตั้งชื่อไฟล์
- ใช้ชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายและค้นหาได้ง่าย เช่น
ทะเบียนบ้าน_2566.pdf - หลีกเลี่ยงการใช้สัญลักษณ์พิเศษในชื่อไฟล์
การจัดโฟลเดอร์
- จัดโฟลเดอร์ตามประเภทเอกสารและปีที่ออกเอกสาร
- ใช้ระบบจัดการไฟล์ที่มีการแบ่งหมวดหมู่ชัดเจน
การสำรองข้อมูล (Backup)
- สำรองข้อมูลในฮาร์ดดิสก์หรือเซิร์ฟเวอร์
- ใช้บริการคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูง
อ่านเพิ่มเติ่ม :แนวทางปฏิบัติ 10 ข้อที่ดีที่สุด สำหรับการจัดการไฟล์เอกสาร
ข้อควรระวังในการสแกนเอกสารราชการ
- ห้ามสแกนเอกสารที่มีข้อมูลลับโดยไม่เข้ารหัส
- หลีกเลี่ยงการแชร์ไฟล์ผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่สแกนแล้วตรงกับต้นฉบับ
ข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับเอกสารดิจิทัล
- พรบ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
- พรบ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
รับสแกนเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
และ ระบบจัดเก็บเอกสาร โทร.02-551-2097 กด 463 หรือ 062-695-1553
สรุป
การสแกนเอกสารราชการให้ถูกต้องตามมาตรฐานไม่เพียงแต่ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลมีประสิทธิภาพ แต่ยังเพิ่มความปลอดภัยและความสะดวกในการบริหารจัดการข้อมูลอีกด้วย การปฏิบัติตามแนวทางที่กล่าวมาจะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยสูงสุด