Home » บทความ » จัดการเอกสารล้นออฟฟิศด้วยบริการสแกนเอกสารจาก Sbuyscan

จัดการเอกสารล้นออฟฟิศด้วยบริการสแกนเอกสารจาก Sbuyscan

Sbuyscan เราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านงานสแกนเอกสาร ให้บริการสแกนเอกสารมากมายโดยทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์การทำงานยาวนานมากกว่า 10 ปี โดยเราให้บริการงานสแกนอย่างครบวงจรตั้งแต่การรับ-ส่งเอกสาร การสแกน การบันทึกข้อมูลเพื่อจัดทำดัชนีการค้นหา และตรวจสอบคุณภาพงานก่อนการส่งมอบ เรียกได้ว่าจัดการงานเอกสารได้อย่างครบวงจร มั่นใจได้ด้วยทีมงานที่มีคุณภาพที่ผ่านงานสแกนและงานตรวจสอบเอกสารที่มากกว่า 100 ล้านแผ่นต่อปี จึงทำให้รู้ถึงปัญหาในงานสแกนเอกสาร และสามารถป้องกันปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้นได้

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และระบบจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

เทคโนโลยีการสแกนเอกสาร

ด้วยเทคโนโลยีการสแกนเอกสารที่ดีที่สุดในประเทศทำให้เรามีความสามารถในการให้บริการสแกนเอกสารได้หลากหลายชนิดกระดาษ ตั้งแต่ขนาดเท่านามบัตรไปจนถึงเอกสารที่มีขนาดใหญ่อย่าง A0 เราได้มีการปรับปรุงเทคโนโลยีในการสแกนเอกสารอยู่เสมอ เพื่อให้งานสแกนเอกสารของเรานั้นเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีความถูกต้องมากที่สุด เทคโนโลยีที่เรานำมาช่วยในการสแกนเอกสาร ได้แก่
  1. ระบบ Intelligent Multi Feed Detection แบบ Ultrasonic
ช่วยป้องกันการซ้อนของกระดาษเวลาสแกนในขณะการบริการสแกนเอกสาร ทำให้เอกสารที่ได้นั้นครบถ้วย ไม่มีเอกสารที่ตกหล่น
  1. ระบบป้องกันกระดาษเกิดความเสียหาย Paper Protection
ระบบป้องกันกระดาษเสียหายจะช่วยหยุดการทำงานของเครื่องสแกนเนอร์โดยอัตโนมัติ เมื่อเกิดความผิดปกติในการสแกนเพื่อป้องกันกระดาษเสียหายจากกระ Feed กระดาษ
  1. ระบบ Vertical Streaks Reduction
ช่วยลดการเกิดเส้นสีที่ผิดปกติจากความสกปรกของเอกสาร ระบบจะช่วยลดการเกิดเส้นสีที่ผิดปกติ จากความสกปรกที่อาจจะติดอยู่บนกระจกของเครื่องสแกนเนอร์ ระบบนี้จะช่วยทำให้เอกสารที่ออกมานั้นเหมือนกับต้นฉบับมากที่สุด
  1. ระบบ Shadow Elimination Element
ระบบนี้จะช่วยทำให้งานสแกนที่ได้ออกมานั้นมีความคมชัดมากขึ้น อีกทั้งช่วยลดจุดดำจากเอกสารออกได้ในระดับนึง ทำให้งานสแกนที่ออกมานั้นสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น
  1. ระบบ Barcode Separation
ระบบ Barcode นี้จะใช้สำหรับการแยกเอกสารที่อยู่ในชุดเดียวกันให้เป็นหมวดหมู่ โดยการใช้ Barcode ในการแยก ซึ่งทำให้การทำงานนั้นสะดวก รวดเร็ว และมีความถูกต้องมากที่สุด
  1. ระบบ Cleanup
ในกรณีเอกสารที่นำมาสแกนนั้นเป็นหนังสือ หรืออยู่ในรูปแบบรูปเล่ม ไม่สามารถตัดสันได้ ระบบนี้จะช่วยงานสแกนที่ได้ออกมานั้น ไม่เกิดเงาตรงบริเวณสันหนังสือ

ลักษณะการให้บริการของเรา

ลักษณะการให้บริการสแกนเอกสารของเรานั้นแบ่งออกเป็น 2 ประเภทด้วยกัน คือ การปฏิบัติงานตามหน่วยงานของลูกค้า และการปฏิบัติงานที่บริษัทของเรา โดยมีรายละเอียดคือ
  1. ปฏิบัติงานที่หน่วยงานของลูกค้า (Onsite Service)
ลักษณะการให้บริการของรูปแบบนี้คือ การให้บริการสแกนเอกสารในสถานที่ของลูกค้า โดยที่ทางเราจะส่งเจ้าหน้าที่และอุปกรณ์เข้าไปให้บริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูลที่หน่วยงานของลูกค้า โดยรูปแบบการให้บริการนี้เหมาะสำหรับหน่วยงานที่มีพื้นที่มากพอ และเอกสารที่ต้องการสแกนไม่สามารถนำออกมาสู่ภายนอกหน่วยงานได้
  1. ปฏิบัติงานที่บริษัทของเรา (Offsite Service)
ลักษณะการให้บริการของรูปแบบนี้คือ การนำเอกสารมารับบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูลที่บริษัทของเรา โดยทางเราจะจัดรถเข้าไปรับเอกสารเพื่อนำมาดำเนินการ เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วทางเราจะจัดส่งเอกสารคืนลูกค้า ตามสถานที่เดิมของเอกสารตามที่ได้ตกลงกับลูกค้า โดยในขั้นตอนการรับ-ส่งเอกสาร ทางเรามีระบบการตรวจรับเอกสารในทุก ๆ ขั้นตอน เพื่อให้ลูกค้ามั่นใจในความปลอดภัยของเอกสาร

ขั้นตอนการปฏิบัติงานของเรา

ขั้นตอนที่ 1 การรับเอกสาร

โดยทางเราจะมีเจ้าหน้าไปรับเอกสารจากทางลูกค้า โดยจะมีการลงบันทึกการรับส่งเอกสารในแบบฟอร์มการรับ-ส่งเอกสาร พร้อมทั้งลงชื่อ และวันที่รับ-ส่งเอกสารอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2 การจัดเตรียมเอกสาร

  • เตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนการเริ่มสแกนเอกสาร
  • นำเอกสารออกจากแฟ้ม หรือจากเล่มที่เย็บไว้ แกะลวดเย็บกระดาษ คัดแยกเอกสารออกมาเป็นชุด ๆ
  • ทำความสะอาดเอกสาร ถ้าหากมีเอกสารชำรุด หรือเกิดการฉีกขาด เจ้าหน้าที่จะทำการซ่อมแซมเอกสารให้เรียบร้อยก่อนทำการสแกน

ขั้นตอนที่ 3 เริ่มทำการสแกนเอกสาร

เจ้าหน้าที่สแกนเอกสารจะตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสารก่อนเริ่มทำการสแกน และมีการตรวจสอบคุณภาพงานสแกนระหว่างการทำงาน เพื่อความถูกต้องสมบูรณ์ของไฟล์สแกน

ขั้นตอนที่ 4 บันทึกไฟล์สแกน

เมื่อทำการสแกนเอกสารเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือขั้นตอนการบันทึกไฟล์เอกสาร โดยส่วนใหญ่แล้วไฟล์ที่สแกนจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ .Tiff, .PDF, .JPG เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 5 การตรวจสอบคุณภาพ และความถูกต้อง (QC)

  • ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภาพ และความครบถ้วนของจำนวนข้อมูล เพื่อความถูกต้องสมบูรณ์ที่ของงานสแกน
  • เอกสารที่ตรวจสอบแล้วไม่ผ่าน QC เช่น ภาพไม่คมชัด หรือเอียง จะถูกนำกลับไปสแกนใหม่

ขั้นตอนที่ 6 จัดทำดัชนี (Index)

  • จัดทำดัชนีตามที่กำหนด พร้อมกับตรวจสอบความถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 7 ส่งคืนเอกสาร

  • เจ้าหน้าที่ทำการจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มแต่ละแฟ้มตามต้นฉบับ เพื่อนำส่งคืน
  • เจ้าหน้าที่นำเอกสารส่งคืน พร้อมทั้งลงบันทึกการรับ-ส่งเอกสารในแบบฟอร์ม พร้อมทั้งลงชื่อ และวันที่การรับ-ส่งเอกสาร

ขั้นตอนที่ 8 จัดทำ Report

 ทางเราจะจัดส่งรายงานเพื่อแสดงความคืบหน้า โดยรายงานจะมี 2 รูปแบบ คือ

  • รายงานแสดงจำนวนหน้าเอกสาร และจำนวนแฟ้มที่สแกนได้ในแต่ละวัน
  • รายงานแสดงจำนวนหน้าเอกสาร และจำนวนแฟ้มที่สแกนได้ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 9 ส่งมอบงานสแกน

  • กำหนดส่งงานสแกนให้ลูกค้าตรวจสอบเป็นรอบ ๆ
  • ส่งมอบไฟล์งานสแกนทั้งหมดตามที่ตกลงกับลูกค้า เช่น เป็นแผ่น DVD, HDD, Flash Drive หรือผ่านระบบจัดเก็บเอกสาร
  • ระยะเวลาดำเนินงานจะขึ้นอยู่กับจำนวนของเอกสาร และรายละเอียดของงาน

ขั้นตอนที่ 10 การรับประกันผลงาน

ทางบริษัทของเรามีการรับประกันไฟล์เอกสารที่สแกนแล้ว และส่งมอบกับโครงการ เป็นระยะเวลา 1 ปี

สนใจบริการสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล และโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร
โทร.02-551-2097 กด 601 หรือ 062-461-5593

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ : หมดปัญหาเอกสารล้นออฟฟิศ ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสาร BeeECM

สรุป

ไม่ว่าเอกสารในองค์กรของคุณจะเยอะแค่ไหน เราก็สามารถจัดการทุกอย่างให้เป็นระบบได้ เรียกได้ว่าตั้งแต่สแกนเอกสาร บันทึกข้อมูลรวมไปถึงระบบจัดเก็บข้อมูลเราก็มีไว้บริการ สนใจโทร. 02-551-2097 ต่อ 601 หรือดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ : ระบบจัดเก็บเอกสาร BeeECM