Paperless Office คืออะไร?

Paperless Office หมายถึง การดำเนินงานภายในองค์กรที่ลดการใช้กระดาษให้น้อยที่สุด โดยแทนที่ด้วยระบบดิจิทัล เช่น การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเซ็นเอกสารแบบออนไลน์ และระบบการจัดการข้อมูลผ่านคลาวด์ ทั้งนี้แนวคิดนี้มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดภาระงานเอกสารที่ซับซ้อน และช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น

ข้อดีของ Paperless Office

การเปลี่ยนแปลงไปสู่สำนักงานไร้กระดาษมีข้อดีมากมายที่ช่วยยกระดับองค์กรให้ทันสมัยและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

1. ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ หมึกพิมพ์ และเครื่องพิมพ์
ลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสาร และพื้นที่สำนักงาน
เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดเวลาการค้นหาเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม : สร้างออฟฟิศกระดาษให้มีประสิทธิภาพ ลดเวลา ประหยัดเงิน

2. ช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม

ลดการใช้กระดาษซึ่งช่วยลดการตัดต้นไม้
ลดพลังงานที่ใช้ในการผลิตกระดาษและหมึกพิมพ์
ลดของเสียจากเอกสารที่ต้องทำลายหรือทิ้งไป

ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463

3. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

ป้องกันการสูญหายของเอกสารจากอุบัติเหตุ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม
ป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านระบบรักษาความปลอดภัย
มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) ที่ช่วยให้กู้คืนเอกสารได้เมื่อต้องการ

4. รองรับการทำงานระยะไกล (Remote Work)

พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ผ่านระบบคลาวด์
ลดข้อจำกัดในการทำงานร่วมกันผ่านเอกสารดิจิทัล
รองรับการทำงานแบบ Hybrid Workplace ที่เป็นเทรนด์ในปัจจุบัน

5. รองรับมาตรฐาน ISO และข้อกำหนดด้านกฎหมาย

หลายองค์กรจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล เช่น ISO 9001 (มาตรฐานการจัดการคุณภาพ) หรือ PDPA (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น

สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามมาตรฐาน ISO
จัดเก็บเอกสารตามระเบียบข้อบังคับขององค์กรได้อย่างเป็นระบบ
รองรับการตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น

อ่านเพิ่มเติม : Workflow ISO คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรต้องมีระบบนี้