ทำไมองค์กรที่ใช้ ISO 9001 ควรเลือกใช้บริการสแกนเอกสาร
ในยุคดิจิทัลที่การจัดการข้อมูลมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร “การจัดการเอกสาร” เป็นหนึ่งในหัวใจหลักของระบบบริหารคุณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001 การมีระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ไม่เพียงช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรเป็นระบบระเบียบ แต่ยังช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับ (traceability) ได้ง่าย ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อกำหนดสำคัญของมาตรฐาน ISO ด้วยเหตุนี้ บริการสแกนเอกสารจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการยกระดับการจัดการเอกสารให้มีคุณภาพ รองรับการตรวจประเมิน และเพิ่มประสิทธิภาพใน Workflow โดยรวม
ISO 9001 คืออะไร และมีความเกี่ยวข้องกับเอกสารอย่างไร?
iSO 9001 คือมาตรฐานระบบบริหารคุณภาพที่ได้รับการยอมรับในระดับสากล โดยมุ่งเน้นการปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการ รวมถึงการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการสำคัญคือ:
การมุ่งเน้นลูกค้า (Customer Focus)
การมีส่วนร่วมของบุคลากร
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)
การตัดสินใจบนพื้นฐานของหลักฐาน (Evidence-Based Decision Making)
หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของ 9001 คือ “การควบคุมเอกสารและบันทึก” ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่เอกสารภายใน เช่น นโยบาย ขั้นตอนการทำงาน ไปจนถึงเอกสารบันทึกจากกิจกรรมการดำเนินงาน เช่น แบบฟอร์ม การตรวจสอบ การอนุมัติ ฯลฯ
ดังนั้น หากไม่มีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ จะส่งผลโดยตรงต่อการผ่านการตรวจประเมินตามข้อกำหนดของ ISO
อ่านเพิ่มเติม : ข้อดีของการสแกนเอกสารกับผู้เชี่ยวชาญ
บริการสแกนเอกสารคืออะไร?
บริการสแกนเอกสาร (Document Scanning Service) คือกระบวนการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น PDF, TIFF หรือ JPEG โดยอาจรวมถึงบริการ OCR (Optical Character Recognition) เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลภายในเอกสารได้
การรับเอกสารและแยกประเภท
การจัดเรียงเอกสารให้พร้อมสแกน
การสแกนด้วยความละเอียดสูง
การตั้งชื่อไฟล์และจัดหมวดหมู่
การทำ OCR เพื่อค้นหาข้อมูล
การจัดส่งไฟล์พร้อมสำรองข้อมูล
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463
7 เหตุผลที่องค์กร ISO 9001 ควรใช้บริการสแกนเอกสาร
1. ตอบโจทย์ข้อกำหนดเรื่อง “การควบคุมเอกสาร”
ISO 9001 มีข้อกำหนดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการควบคุมเอกสาร เช่น การจัดเก็บ การเข้าถึง การปรับปรุง และการกำจัดเอกสารเก่า การสแกนเอกสารจะช่วยให้องค์กรสามารถ:
จัดเก็บเอกสารในระบบเดียวกัน
ควบคุมเวอร์ชันเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตั้งสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามระดับผู้ใช้งาน
แสดงหลักฐานระหว่างการตรวจประเมินได้รวดเร็ว
2. เพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล
เอกสารดิจิทัลสามารถค้นหาได้ด้วยคำสำคัญหรือหมายเลขเอกสาร ช่วยประหยัดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มกระดาษ และลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย
3. ลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร
การใช้บริการสแกนเอกสารช่วยลด:
พื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษ
ค่าใช้จ่ายด้านพนักงานจัดเอกสาร
ค่าเครื่องถ่ายเอกสาร/การพิมพ์
นอกจากนี้ยังลดต้นทุนระยะยาวในการเก็บรักษาเอกสารที่จำเป็นตามข้อกำหนด ISO
4. สนับสนุนระบบ Workflow ที่มีประสิทธิภาพ
เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว สามารถนำเข้า Workflow ที่มีการจัดการตามกระบวนการคุณภาพ เช่น การอนุมัติ การแจ้งเตือน การเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลง ฯลฯ ได้ง่ายขึ้น
5. รองรับการตรวจสอบย้อนหลัง (Traceability)
ISO เน้นความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับของกระบวนการ เอกสารดิจิทัลสามารถช่วยให้องค์กรค้นหาหลักฐานเก่า เช่น ใบอนุมัติ ข้อมูลการผลิต หรือผลการตรวจสอบคุณภาพ ได้ภายในไม่กี่วินาที
6. ช่วยลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหายหรือชำรุด
เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงจากไฟไหม้ น้ำท่วม หรือการจัดเก็บที่ผิดวิธี การแปลงเป็นเอกสารดิจิทัลจะช่วยให้ข้อมูลคงอยู่แม้เกิดภัยพิบัติ และสามารถสำรองข้อมูลไว้ได้หลายรูปแบบ เช่น Cloud, External Drive, หรือ Server
7. สนับสนุนแนวทาง “Green Office” และความยั่งยืน
ISO 9001 เวอร์ชันใหม่ส่งเสริมการบริหารจัดการที่ยั่งยืน การลดใช้กระดาษถือเป็นแนวทางที่สนับสนุนองค์กรให้มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม (Environmental Responsibility)
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463
กระบวนการสแกนเอกสารที่สอดคล้องกับ ISO 9001
องค์กรควรเลือกผู้ให้บริการสแกนเอกสารที่มีมาตรฐาน และกระบวนการดังต่อไปนี้:
การวางแผนร่วมกับลูกค้า
เพื่อกำหนดประเภทเอกสาร, รูปแบบไฟล์, ระบบการจัดหมวดหมู่, และความละเอียดที่ต้องการการจัดเตรียมเอกสารก่อนสแกน
เช่น การถอดลวดเย็บกระดาษ, การแยกประเภท, การเรียงลำดับการสแกนเอกสารด้วยอุปกรณ์คุณภาพสูง
ควรมีความละเอียดขั้นต่ำ 300 dpi เพื่อให้รองรับการใช้งานจริง และการทำ OCRการประมวลผลไฟล์หลังการสแกน
เช่น การตั้งชื่อไฟล์, การบีบอัดไฟล์, การแบ่งโฟลเดอร์, การใส่ metadataการสำรองข้อมูลและการส่งมอบอย่างปลอดภัย
ควรมีการ Backup และส่งมอบข้อมูลในรูปแบบที่ปลอดภัย เช่น ผ่านระบบเข้ารหัส หรือเก็บใน Cloud ที่มีระบบรักษาความปลอดภัย
อ่านเพิ่มเติม : Workflow ISO คืออะไร? ทำไมทุกองค์กรต้องมีระบบนี้
แนวทางการเลือกบริษัทให้บริการสแกนเอกสารสำหรับองค์กร ISO
มีประสบการณ์ในการจัดการเอกสารระดับองค์กร
มีนโยบายด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
มีการลงนามข้อตกลงรักษาความลับ (NDA)
รองรับการใช้งานร่วมกับระบบจัดการเอกสาร (DMS)
มีใบรับรองหรือมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO/IEC 27001
ต้องการใช้ระบบ Workflow หรือปรึกษาปัญหาด้านการจัดการเอกสาร โทร. 02-551-2097 ต่อ 463
สรุป
องค์กรที่ใช้ระบบบริหารคุณภาพ ISO ต้องให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สามารถควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง บริการสแกนเอกสารจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับข้อกำหนดของ ISO ลดความเสี่ยง และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในระยะยาว
หากองค์กรของคุณยังคงใช้เอกสารกระดาษเป็นหลัก การเริ่มต้นแปลงระบบสู่เอกสารดิจิทัลผ่านบริการสแกนเอกสาร อาจเป็นก้าวแรกสู่การเป็น “Smart Organization” ที่มีความพร้อมทั้งในด้านคุณภาพและเทคโนโลยี
Comments are closed